Introduction
Les groupes sont des ensembles nommés de Membres d'un espace de travail qui facilitent le partage avec toute une équipe en une seule fois. Au lieu d'ajouter les coéquipiers un par un à un dossier ou un gamma, vous partagez avec le groupe, et tous ses Membres obtiennent l'accès. Quand quelqu'un rejoint ou quitte le groupe, son accès est mis à jour automatiquement.
🔷 Note : La création et la modification des groupes sont incluses dans le plan Enterprise. Chaque Membre actif de l'espace de travail peut voir les groupes, mais seuls les espaces de travail Enterprise peuvent les créer, Modifier ou supprimer.
Qu'est-ce qu'un groupe ?
Un groupe est un ensemble nommé de Membres de votre espace de travail. Quelques points à savoir :
Les groupes appartiennent à un seul espace de travail et ne peuvent pas s'étendre sur plusieurs espaces de travail.
Seuls les Membres actifs de l'espace de travail peuvent faire partie d'un groupe. Les personnes extérieures à votre espace de travail ne peuvent pas être ajoutées.
Les noms de groupe doivent être uniques dans l'espace de travail et ne sont pas sensibles à la casse, donc « Design » et « design » sont considérés comme le même nom.
Chaque groupe a un badge Type dans la liste des groupes. Les groupes que vous créez dans Gamma sont gérés par l'utilisateur, ce qui signifie qu'ils sont administrés par leurs gestionnaires.
Chaque Membre d'un groupe a l'un des deux rôles suivants :
Gestionnaire : Peut renommer le groupe, ajouter et supprimer des Membres, changer les rôles et supprimer le groupe.
Membre : Appartient au groupe et reçoit tous les accès qui lui sont partagés, mais ne peut pas Modifier le groupe.
🌀 Astuce : Si quelqu'un est retiré ou désactivé dans votre espace de travail, il disparaît de tous les groupes auxquels il appartenait, cesse d'être gestionnaire et perd tout accès obtenu via ces groupes. Les gestionnaires de groupe n'ont rien à faire.
Partager avec un groupe
Partager un dossier avec un groupe
Ouvrez le panneau de partage du dossier.
Recherchez le groupe par son nom.
Choisissez un niveau d'accès : Accès complet, Modifier, Commentaire ou Voir. Ce sont les mêmes niveaux que pour les personnes.
Tous les Membres du groupe obtiennent ce niveau d'accès au dossier et à tout ce qu'il contient.
🔷 Note : Un dossier doit toujours avoir au moins une personne avec Accès complet. Donner un Accès complet à un groupe ne suffit pas à remplir cette exigence.
Partager un gamma unique avec un groupe
Dans le panneau de partage d'un gamma, ajoutez directement le groupe et choisissez Accès complet, Modifier, Commentaire ou Voir.
Si le gamma se trouve dans un dossier déjà partagé avec le groupe, la ligne du groupe apparaît comme héritée du dossier. Vous pouvez donner un niveau supérieur au groupe pour ce gamma, mais pas inférieur à celui hérité du dossier.
L'accès suit automatiquement l'appartenance
Ajoutez quelqu'un à un groupe et il obtient immédiatement l'accès à tout ce qui est partagé avec ce groupe.
Retirez quelqu'un et il perd immédiatement cet accès.
Les propriétaires de dossiers et de gammas n'ont jamais besoin de re-partager quoi que ce soit.
Le contenu accessible uniquement via un groupe apparaît dans les résultats de recherche et les listes de dossiers comme tout autre contenu auquel ils ont accès.
💎 Astuce Pro : Si quelqu'un vient d'être ajouté à un groupe et ne peut toujours pas Modifier un gamma déjà ouvert, demandez-lui de recharger la page. Un éditeur déjà ouvert peut mettre quelques minutes à prendre en compte le changement.
Voir qui est dans un groupe depuis le panneau de partage
Cliquez sur le nom d'un groupe (ou sur l'icône Membres) dans sa ligne du panneau de partage d'un dossier ou d'un gamma pour ouvrir la liste des Membres.
Si vous n'avez que l'accès Voir à un gamma, les groupes dont vous faites partie apparaissent comme Un groupe dont vous faites partie, sans le nom ni la liste des Membres. Vous ne verrez pas les groupes dont vous n'êtes pas Membre.
Qui peut partager avec un groupe
Tout Membre de l'espace de travail ayant Accès complet à un dossier ou un gamma peut le partager avec n'importe quel groupe de l'espace de travail. Vous n'avez pas besoin d'être Membre du groupe pour partager avec lui.
Gestion des groupes
Allez dans Paramètres > Membres > Groupes. L'onglet Groupes se trouve à côté de Membres actifs, Invitations et Invités. Chaque Membre actif de l'espace de travail peut ouvrir cet onglet et voir tous les groupes et leurs Membres. Les invités ne le peuvent pas.
La liste des Groupes affiche le Nom, les Membres (avatars et nombre) et le Type de chaque groupe. Vous pouvez rechercher par nom, trier et charger plus.
Créer un groupe
Cliquez sur Créer groupe en haut à droite.
Entrez un nom, par exemple « Équipe Design », et ajoutez éventuellement des Membres de votre espace de travail.
Cliquez sur Créer groupe.
La personne qui crée le groupe devient automatiquement son premier Gestionnaire. Toute personne ajoutée lors de la création est un Membre ordinaire.
🔷 Note : Vous verrez une erreur si le nom est vide, dépasse 250 caractères ou est déjà utilisé dans votre espace de travail.
Ouvrir un groupe
Cliquez sur la ligne d'un groupe pour l'ouvrir. Vous verrez deux onglets :
Membres : La liste des Membres avec noms, emails, un marqueur (vous) et un badge Gestionnaire, plus une zone de recherche Ajouter des Membres.
Paramètres : Renommez le groupe.
Les managers voient aussi un menu à trois points (…) avec Renommer et Supprimer le groupe.
Ajouter des membres
Dans l’onglet Membres, tapez un nom ou un email dans Ajouter des membres et choisissez la personne. Seuls les membres actifs de l’espace de travail apparaissent. Ajouter quelqu’un déjà dans le groupe ne fait rien.
Nommer ou retirer un manager
Survolez la ligne d’un membre et cliquez sur le menu à trois points (…), puis choisissez Nommer manager ou Retirer en tant que manager.
🔷 Note : Un groupe doit toujours avoir au moins un manager, vous ne pouvez donc pas rétrograder le dernier. Promouvez quelqu’un d’autre d’abord.
Supprimer un membre ou quitter un groupe
Survolez la ligne d’un membre et cliquez sur le menu à trois points (…), puis choisissez Supprimer du groupe. Sur votre propre ligne, l’option est Quitter le groupe. Si vous êtes manager, vous ne pouvez partir que si un autre manager reste.
Renommer un groupe
Dans l’onglet Paramètres, modifiez le Nom du groupe et cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur Entrée. Les mêmes règles d’unicité et de longueur s’appliquent que lors de la création d’un groupe.
Supprimer un groupe
Ouvrez le menu à trois points (…), cliquez sur Supprimer le groupe et confirmez.
Supprimer un groupe supprime le groupe, sa liste de membres et chaque partage qui y faisait référence sur les dossiers et gammas. Les membres conservent tout accès individuel ou via d’autres groupes. Cela ne peut pas être annulé.
🌀 Astuce : Il n’y a pas d’option d’archivage ou de désactivation pour les groupes. Si vous souhaitez retirer un groupe mais garder ses partages, envisagez de retirer les membres plutôt que de le supprimer.
Qui peut gérer les groupes ?
Action | Manager du groupe | Membre du groupe | Autre membre de l’espace de travail | Administrateur de l’espace de travail | Invité |
Voir l’onglet Groupes, les groupes et leurs membres | Oui | Oui | Oui | Oui | Non |
Créer un groupe | Oui | Oui | Oui | Oui | Non |
Renommer, ajouter ou supprimer des membres, changer les rôles ou supprimer un groupe | Oui | Non | Non | Seulement s’ils sont manager de ce groupe | Non |
Partager un dossier ou un gamma avec un groupe | Oui* | Oui* | Oui* | Oui* | Non |
*Nécessite un accès complet sur ce dossier ou gamma, comme pour partager avec des personnes.
En résumé, celui qui crée un groupe en devient manager, et les managers peuvent promouvoir d’autres membres en manager. Être administrateur de l’espace de travail ne permet pas de modifier un groupe que vous ne gérez pas.
Groupes et votre plan
La création et la modification de groupes nécessitent le plan Enterprise. Sur les autres plans, l'onglet Groups affiche une bannière indiquant Groups are included with our Enterprise plan avec un bouton Upgrade plan, et les groupes s'ouvrent avec un badge Read-only.
Si votre espace de travail quitte Enterprise, les groupes existants continuent de fonctionner :
L'onglet Groups ainsi que chaque groupe et liste de membres restent visibles.
Tout ce qui a déjà été partagé avec un groupe reste partagé. Personne ne perd l'accès.
Dans le panneau de partage, vous pouvez toujours modifier le niveau d'accès d'un groupe déjà présent sur un dossier ou gamma, ou le retirer.
Vous ne pouvez pas créer, renommer, Modifier ou supprimer des groupes, et les groupes n'apparaissent plus lorsque vous recherchez dans le panneau de partage pour partager quelque chose de nouveau.
FAQs & Common Issues
Je ne vois pas d'onglet Groups.
Les invités ne peuvent pas voir l'onglet Groups. Si vous êtes membre de l'espace de travail et que vous ne le voyez toujours pas, contactez le support.
Le bouton Create group indique Upgrade.
Votre espace de travail n'est pas sur le plan Enterprise. Les groupes existants fonctionnent toujours, mais la création et la modification de groupes nécessitent Enterprise.
Je ne peux pas ajouter ou retirer des personnes, ni renommer le groupe.
Seuls les managers d'un groupe peuvent le Modifier. Demandez à un manager de vous nommer manager.
Si votre espace de travail n'est pas sur Enterprise, les groupes sont en lecture seule.
Je ne peux pas me retirer du groupe, ni faire de quelqu'un d'autre un membre au lieu d'un manager.
Vous êtes le dernier manager du groupe. Promouvez d'abord un autre membre en manager.
Je vois « Un groupe avec ce nom existe déjà. »
Les noms de groupe doivent être uniques dans un espace de travail et ne sont pas sensibles à la casse. Choisissez un nom différent.
J'ai ajouté quelqu'un à un groupe mais il ne peut toujours pas Modifier un gamma qu'il a ouvert.
Demandez-lui de recharger la page. Un éditeur déjà ouvert peut prendre jusqu'à quelques minutes pour prendre en compte le changement.
Quelqu'un a quitté notre entreprise mais apparaît toujours dans un groupe d'un dossier.
Les membres désactivés de l'espace de travail sont cachés des groupes et perdent automatiquement l'accès aux groupes. S'ils apparaissent toujours, vérifiez qu'ils ont bien été désactivés sous Paramètres > Membres.
Nous avons supprimé un groupe et des personnes ont perdu l'accès.
C'est normal. Supprimer un groupe supprime tous les partages qui y étaient liés. Partagez à nouveau le contenu avec des individus ou avec un nouveau groupe.
Puis-je archiver un groupe au lieu de le supprimer ?
Non. Supprimer est la seule option. Pour conserver les partages, retirez plutôt les membres.
Un gamma peut-il être partagé avec un groupe à un niveau inférieur à celui de son dossier ?
Non. L'accès au dossier est le minimum. Baissez le niveau du groupe sur le dossier, ou déplacez le gamma dans un autre dossier.
Des personnes extérieures à notre espace de travail peuvent-elles être dans un groupe ?
Non. Les groupes ne contiennent que des membres de l'espace de travail. Les invités ne peuvent pas être ajoutés aux groupes et ne peuvent pas les voir.
Pouvons-nous synchroniser les groupes depuis notre fournisseur d'identité ?
Pas encore. Les groupes sont actuellement créés et gérés dans Gamma.