Pendahuluan
Grup adalah kumpulan anggota workspace yang diberi nama yang memudahkan berbagi dengan seluruh tim sekaligus. Alih-alih menambahkan rekan satu tim ke folder atau gamma satu per satu, Anda berbagi dengan grup, dan semua orang di dalamnya mendapatkan akses. Ketika seseorang bergabung atau keluar dari grup, akses mereka diperbarui secara otomatis.
🔷 Catatan: Membuat dan edit grup termasuk dalam paket Enterprise. Setiap anggota workspace aktif dapat melihat grup, tetapi hanya workspace Enterprise yang dapat membuat, edit, atau menghapusnya.
Apa itu grup?
Grup adalah kumpulan anggota dari workspace Anda yang diberi nama. Beberapa hal yang perlu diketahui:
Grup hanya milik satu workspace dan tidak dapat melintasi workspace lain.
Hanya anggota workspace aktif yang dapat berada dalam grup. Orang di luar workspace Anda tidak dapat ditambahkan.
Nama grup harus unik dalam workspace dan tidak sensitif terhadap huruf besar kecil, jadi "Design" dan "design" dianggap sebagai nama yang sama.
Setiap grup memiliki lencana Tipe di daftar Grup. Grup yang Anda buat di Gamma adalah User-managed, yang berarti dijalankan oleh manajernya.
Semua orang dalam grup memiliki salah satu dari dua peran:
Manager: Dapat mengganti nama grup, menambah dan menghapus anggota, mengubah peran, dan menghapus grup.
Member: Termasuk dalam grup dan menerima akses apa pun yang dibagikan dengannya, tetapi tidak dapat edit grup.
🌀 Insight: Jika seseorang dihapus atau dinonaktifkan di workspace Anda, mereka hilang dari setiap grup yang mereka ikuti, berhenti dihitung sebagai manager, dan kehilangan akses apa pun yang mereka miliki melalui grup tersebut. Manager grup tidak perlu melakukan apa pun.
Berbagi dengan grup
Bagikan folder dengan grup
Buka panel bagikan folder tersebut.
Cari grup berdasarkan nama.
Pilih tingkat akses: Full access, Edit, Comment, atau View. Ini adalah tingkat yang sama yang Anda gunakan untuk orang.
Semua orang dalam grup mendapatkan tingkat akses tersebut ke folder dan semua isinya.
🔷 Catatan: Sebuah folder masih membutuhkan setidaknya satu orang dengan Full access. Memberikan grup Full access tidak memenuhi persyaratan itu sendiri.
Bagikan satu gamma dengan grup
Di panel bagikan gamma, tambahkan grup secara langsung dan pilih Full access, Edit, Comment, atau View.
Jika gamma berada dalam folder yang sudah dibagikan dengan grup, baris grup akan menunjukkan sebagai inherited dari folder. Anda dapat memberikan grup tingkat yang lebih tinggi pada gamma tersebut, tetapi tidak dapat menetapkannya lebih rendah dari yang diwarisi dari folder.
Akses mengikuti keanggotaan secara otomatis
Tambahkan seseorang ke grup dan mereka langsung mendapatkan akses ke semua yang dibagikan dengan grup tersebut.
Hapus seseorang dan mereka langsung kehilangan akses tersebut.
Pemilik folder dan gamma tidak perlu membagikan ulang apa pun.
Konten yang hanya dapat diakses seseorang melalui grup muncul dalam hasil pencarian dan daftar folder mereka seperti halnya konten lain yang mereka miliki aksesnya.
💎 Pro Tip: Jika seseorang baru saja ditambahkan ke grup dan masih tidak dapat edit gamma yang sudah mereka buka, minta mereka untuk memuat ulang halaman. Editor yang sudah terbuka bisa membutuhkan beberapa menit untuk mengenali perubahan.
Lihat siapa yang ada di grup dari panel bagikan
Klik nama grup (atau ikon members) pada barisnya di panel bagikan folder atau gamma untuk membuka daftar anggotanya.
Jika Anda hanya memiliki akses View ke gamma, grup yang Anda ikuti muncul sebagai A group you’re in, tanpa nama grup atau daftar anggota. Anda tidak akan melihat grup yang bukan anggota Anda.
Siapa yang dapat berbagi dengan grup
Setiap anggota workspace dengan Full access ke folder atau gamma dapat membagikannya dengan grup mana pun di workspace. Anda tidak harus menjadi anggota grup untuk berbagi dengannya.
Mengelola grup
Pergi ke Pengaturan > Anggota > Grup. Tab Grup berada di samping Anggota aktif, Undangan, dan Tamu. Setiap anggota workspace aktif dapat membuka tab ini dan melihat setiap grup beserta anggotanya. Tamu tidak dapat.
Daftar Grup menunjukkan Nama, Anggota (avatar dan jumlah), dan Tipe setiap grup. Anda dapat mencari berdasarkan nama, mengurutkan, dan memuat lebih banyak.
Buat grup
Klik Create group di kanan atas.
Masukkan nama, misalnya "Tim desain", dan opsional tambahkan anggota dari workspace Anda.
Klik Create group.
Orang yang membuat grup otomatis menjadi Manager pertama grup tersebut. Siapa pun yang ditambahkan saat pembuatan adalah Member biasa.
🔷 Catatan: Anda akan melihat kesalahan jika nama kosong, lebih dari 250 karakter, atau sudah digunakan di workspace Anda.
Buka grup
Klik baris grup untuk membukanya. Anda akan melihat dua tab:
Anggota: Daftar anggota dengan nama, email, penanda (you), dan lencana Manager, plus kotak pencarian Add members.
Pengaturan: Ganti nama grup.
Manajer juga melihat menu tiga titik (…) dengan Rename dan Delete group.
Tambah anggota
Di tab Anggota, ketik nama atau email di Add members dan pilih orangnya. Hanya anggota workspace aktif yang muncul. Menambahkan seseorang yang sudah ada di grup tidak berpengaruh.
Jadikan atau hapus manajer
Arahkan kursor ke baris anggota dan klik menu tiga titik (…), lalu pilih Make manager atau Remove as manager.
🔷 Catatan: Grup harus selalu memiliki setidaknya satu manajer, jadi Anda tidak bisa menurunkan manajer terakhir. Promosikan orang lain terlebih dahulu.
Hapus anggota atau tinggalkan grup
Arahkan kursor ke baris anggota dan klik menu tiga titik (…), lalu pilih Remove from group. Pada baris Anda sendiri, opsi adalah Leave group. Jika Anda manajer, Anda hanya bisa keluar jika masih ada manajer lain.
Ganti nama grup
Di tab Pengaturan, edit Group name dan klik Simpan atau tekan Enter. Aturan keunikan dan panjang yang sama berlaku seperti saat membuat grup.
Hapus grup
Buka menu tiga titik (…), klik Delete group, dan konfirmasi.
Menghapus grup akan menghapus grup, daftar anggotanya, dan setiap share yang mengarah ke grup tersebut pada folder dan gamma. Anggota tetap memiliki akses individu atau melalui grup lain. Ini tidak dapat dibatalkan.
🌀 Insight: Tidak ada opsi arsip atau nonaktifkan untuk grup. Jika Anda ingin menghentikan grup tapi tetap mempertahankan share-nya, pertimbangkan untuk menghapus anggota daripada menghapus grup.
Siapa yang dapat mengelola grup?
Aksi | Manajer grup | Anggota grup | Anggota workspace lain | Admin workspace | Tamu |
Lihat tab Groups, grup, dan anggotanya | Ya | Ya | Ya | Ya | Tidak |
Buat grup | Ya | Ya | Ya | Ya | Tidak |
Ganti nama, tambah atau hapus anggota, ubah peran, atau hapus grup | Ya | Tidak | Tidak | Hanya jika mereka adalah manajer grup tersebut | Tidak |
Bagikan folder atau gamma dengan grup | Ya* | Ya* | Ya* | Ya* | Tidak |
*Memerlukan Full access pada folder atau gamma tersebut, sama seperti berbagi dengan orang.
Singkatnya, siapa pun yang membuat grup menjadi manajernya, dan manajer dapat mempromosikan anggota lain menjadi manajer. Menjadi admin workspace tidak otomatis memberi izin edit grup yang tidak Anda kelola.
Grup dan paket Anda
Membuat dan mengedit grup memerlukan paket Enterprise. Pada paket lain, tab Groups menampilkan banner bertuliskan Groups are included with our Enterprise plan dengan tombol Upgrade plan, dan grup dibuka dengan lencana Read-only.
Jika workspace Anda pindah dari Enterprise, grup yang ada tetap berfungsi:
Tab Groups dan setiap daftar grup serta anggota tetap terlihat.
Semua yang sudah dibagikan dengan grup tetap dibagikan. Tidak ada yang kehilangan akses.
Di panel share, Anda masih dapat mengubah tingkat akses grup yang sudah ada di folder atau gamma, atau menghapusnya.
Anda tidak dapat membuat, mengganti nama, edit, atau menghapus grup, dan grup tidak lagi muncul saat Anda mencari di panel share untuk membagikan sesuatu yang baru.
FAQs & Masalah Umum
Saya tidak melihat tab Groups.
Tamu tidak dapat melihat tab Groups. Jika Anda anggota workspace dan masih tidak melihatnya, hubungi dukungan.
Tombol Create group bertuliskan Upgrade.
Workspace Anda tidak menggunakan paket Enterprise. Grup yang ada masih berfungsi, tetapi membuat dan mengedit grup memerlukan Enterprise.
Saya tidak bisa menambah atau menghapus orang, atau mengganti nama grup.
Hanya manajer grup yang dapat mengeditnya. Minta manajer untuk menjadikan Anda manajer.
Jika workspace Anda bukan Enterprise, grup bersifat read-only.
Saya tidak bisa menghapus diri saya dari grup, atau menjadikan orang lain anggota bukan manajer.
Anda adalah manajer terakhir grup. Promosikan anggota lain menjadi manajer terlebih dahulu.
Saya melihat "A group with this name already exists."
Nama grup harus unik dalam workspace dan tidak sensitif terhadap huruf besar kecil. Pilih nama yang berbeda.
Saya menambahkan seseorang ke grup tapi mereka masih tidak bisa mengedit gamma yang mereka buka.
Minta mereka untuk memuat ulang halaman. Editor yang sudah terbuka bisa membutuhkan waktu beberapa menit untuk mengenali perubahan.
Seseorang keluar dari perusahaan kami tapi masih muncul di grup folder.
Anggota workspace yang dinonaktifkan disembunyikan dari grup dan otomatis kehilangan akses grup. Jika masih muncul, periksa apakah mereka benar-benar sudah dinonaktifkan di Pengaturan > Anggota.
Kami menghapus grup dan orang kehilangan akses.
Ini memang diharapkan. Menghapus grup menghapus setiap share yang mengarah ke grup tersebut. Bagikan ulang konten dengan individu atau grup baru.
Bisakah saya mengarsipkan grup daripada menghapusnya?
Tidak. Hapus adalah satu-satunya opsi. Untuk mempertahankan share, hapus anggota saja.
Bisakah gamma dibagikan dengan grup pada tingkat yang lebih rendah dari foldernya?
Tidak. Akses folder adalah tingkat minimum. Turunkan level grup pada folder, atau pindahkan gamma ke folder lain.
Bisakah orang di luar workspace kami menjadi anggota grup?
Tidak. Grup hanya berisi anggota workspace. Tamu tidak dapat ditambahkan ke grup dan tidak dapat melihatnya.
Bisakah kami menyinkronkan grup dari penyedia identitas kami?
Belum. Grup saat ini dibuat dan dikelola di Gamma.