Introducción
Los grupos son conjuntos nombrados de miembros del espacio de trabajo que facilitan compartir con todo un equipo a la vez. En lugar de agregar compañeros a una carpeta o gamma uno por uno, compartes con el grupo y todos sus miembros obtienen acceso. Cuando alguien se une o sale del grupo, su acceso se actualiza automáticamente.
🔷 Nota: Crear y editar grupos está incluido en el plan Enterprise. Todos los miembros activos del espacio de trabajo pueden ver los grupos, pero solo los espacios de trabajo Enterprise pueden crear, editar o eliminar grupos.
¿Qué es un grupo?
Un grupo es un conjunto nombrado de miembros de tu espacio de trabajo. Algunas cosas que debes saber:
Los grupos pertenecen a un solo espacio de trabajo y no pueden abarcar varios espacios.
Solo los miembros activos del espacio de trabajo pueden estar en un grupo. No se pueden agregar personas fuera de tu espacio de trabajo.
Los nombres de grupo deben ser únicos dentro del espacio de trabajo y no distinguen entre mayúsculas y minúsculas, por lo que "Design" y "design" cuentan como el mismo nombre.
Cada grupo tiene una insignia Tipo en la lista de Grupos. Los grupos que creas en Gamma son Gestionados por usuarios, lo que significa que son administrados por sus gestores.
Todos en un grupo tienen uno de dos roles:
Gestor: Puede renombrar el grupo, agregar y eliminar miembros, cambiar roles y eliminar el grupo.
Miembro: Pertenece al grupo y recibe el acceso compartido con él, pero no puede editar el grupo.
🌀 Insight: Si alguien es eliminado o desactivado en tu espacio de trabajo, desaparece de todos los grupos en los que estaba, deja de contar como gestor y pierde cualquier acceso que tenía a través de esos grupos. Los gestores de grupo no necesitan hacer nada.
Compartir con un grupo
Compartir una carpeta con un grupo
Abre el panel de Compartir de la carpeta.
Busca el grupo por nombre.
Elige un nivel de acceso: Acceso completo, Editar, Comentar o Ver. Estos son los mismos niveles que usas para personas.
Todos en el grupo obtienen ese nivel de acceso a la carpeta y todo lo que contiene.
🔷 Nota: Una carpeta aún necesita al menos una persona con Acceso completo. Dar acceso completo a un grupo no satisface ese requisito por sí solo.
Compartir un gamma individual con un grupo
En el panel de Compartir de un gamma, agrega el grupo directamente y elige Acceso completo, Editar, Comentar o Ver.
Si el gamma está en una carpeta que ya está compartida con el grupo, la fila del grupo aparece como heredado de la carpeta. Puedes darle al grupo un nivel más alto en ese gamma, pero no puedes establecerlo más bajo que el que hereda de la carpeta.
El acceso sigue la membresía automáticamente
Agrega a alguien a un grupo y obtiene acceso inmediato a todo lo compartido con él.
Elimina a alguien y pierde ese acceso inmediatamente.
Los propietarios de carpetas y gammas nunca necesitan volver a compartir nada.
El contenido al que alguien solo puede acceder a través de un grupo aparece en sus resultados de búsqueda y listados de carpetas como cualquier otro contenido al que tiene acceso.
💎 Consejo profesional: Si alguien acaba de ser agregado a un grupo y aún no puede editar un gamma que ya tenía abierto, pídele que recargue la página. Un editor ya abierto puede tardar un par de minutos en reconocer el cambio.
Ver quién está en un grupo desde el panel de Compartir
Haz clic en el nombre de un grupo (o en el icono de miembros) en su fila dentro del panel de Compartir de una carpeta o gamma para abrir la lista de miembros.
Si solo tienes acceso de Ver a un gamma, los grupos a los que perteneces aparecen como Un grupo en el que estás, sin el nombre del grupo ni la lista de miembros. No verás grupos de los que no eres miembro.
Quién puede compartir con un grupo
Cualquier miembro del espacio de trabajo con Acceso completo a una carpeta o gamma puede compartirla con cualquier grupo del espacio. No necesitas ser miembro del grupo para compartir con él.
Gestionar grupos
Ve a Ajustes > Miembros > Grupos. La pestaña Grupos está junto a Miembros activos, Invitaciones y Invitados. Todos los miembros activos del espacio pueden abrir esta pestaña y ver todos los grupos y sus miembros. Los invitados no pueden.
La lista de Grupos muestra el Nombre, Miembros (avatares y conteo) y Tipo de cada grupo. Puedes buscar por nombre, ordenar y cargar más.
Crear un grupo
Haz clic en Crear grupo en la esquina superior derecha.
Introduce un nombre, por ejemplo "Equipo de diseño", y opcionalmente agrega miembros de tu espacio de trabajo.
Haz clic en Crear grupo.
La persona que crea el grupo se convierte automáticamente en su primer Gestor. Cualquiera agregado al crear es un Miembro regular.
🔷 Nota: Verás un error si el nombre está vacío, tiene más de 250 caracteres o ya se usa en tu espacio de trabajo.
Abrir un grupo
Haz clic en la fila de un grupo para abrirlo. Verás dos pestañas:
Miembros: La lista de miembros con nombres, correos, un marcador (tú) y una insignia de Gestor, además de un cuadro de búsqueda Agregar miembros.
Ajustes: Cambia el nombre del grupo.
Los gerentes también ven un menú de tres puntos (…) con Renombrar y Eliminar grupo.
Agregar miembros
En la pestaña Miembros, escribe un nombre o correo electrónico en Agregar miembros y selecciona a la persona. Solo aparecen miembros activos del espacio de trabajo. Agregar a alguien que ya está en el grupo no hace nada.
Hacer o quitar un gerente
Pasa el cursor sobre la fila de un miembro y haz clic en el menú de tres puntos (…), luego elige Hacer gerente o Quitar como gerente.
🔷 Nota: Un grupo siempre debe tener al menos un gerente, por lo que no puedes degradar al último. Promueve a otra persona primero.
Eliminar un miembro o salir de un grupo
Pasa el cursor sobre la fila de un miembro y haz clic en el menú de tres puntos (…), luego elige Eliminar del grupo. En tu propia fila, la opción es Salir del grupo. Si eres gerente, solo puedes salir si queda otro gerente.
Renombrar un grupo
En la pestaña Ajustes, edita Nombre del grupo y haz clic en Guardar o presiona Enter. Se aplican las mismas reglas de unicidad y longitud que al crear un grupo.
Eliminar un grupo
Abre el menú de tres puntos (…), haz clic en Eliminar grupo y confirma.
Eliminar un grupo elimina el grupo, su lista de miembros y cada Compartir que apuntaba a él en carpetas y gammas. Los miembros mantienen cualquier acceso que tengan individualmente o a través de otros grupos. Esto no se puede deshacer.
🌀 Insight: No existe opción para archivar o deshabilitar grupos. Si quieres retirar un grupo pero mantener sus Compartir, considera eliminar miembros en lugar de eliminarlo.
¿Quién puede gestionar grupos?
Acción | Gerente del grupo | Miembro del grupo | Otro miembro del espacio de trabajo | Administrador del espacio de trabajo | Invitado |
Ver la pestaña de Grupos, grupos y sus miembros | Sí | Sí | Sí | Sí | No |
Crear un grupo | Sí | Sí | Sí | Sí | No |
Renombrar, agregar o eliminar miembros, cambiar roles o eliminar un grupo | Sí | No | No | Solo si son gerente de ese grupo | No |
Compartir una carpeta o gamma con un grupo | Sí* | Sí* | Sí* | Sí* | No |
*Requiere Acceso completo en esa carpeta o gamma, igual que compartir con personas.
En resumen, quien crea un grupo se convierte en su gerente, y los gerentes pueden promover a otros miembros a gerente. Ser administrador del espacio de trabajo no te permite editar un grupo que no gestionas.
Grupos y tu plan
Crear y editar grupos requiere el plan Enterprise. En otros planes, la pestaña Groups muestra un banner que dice Groups are included with our Enterprise plan con un botón Upgrade plan, y los grupos se abren con una insignia Read-only.
Si tu espacio de trabajo deja de estar en Enterprise, los grupos existentes siguen funcionando:
La pestaña Groups y cada lista de grupo y miembros permanecen visibles.
Todo lo que ya se compartió con un grupo sigue compartido. Nadie pierde acceso.
En el panel de share, aún puedes cambiar el nivel de acceso de un grupo que ya está en una carpeta o gamma, o eliminarlo.
No puedes crear, renombrar, editar ni eliminar grupos, y los grupos ya no aparecen cuando buscas en el panel de share para compartir algo nuevo.
Preguntas frecuentes y problemas comunes
No veo una pestaña Groups.
Los invitados no pueden ver la pestaña Groups. Si eres miembro del espacio de trabajo y aún no la ves, contacta con soporte.
El botón Create group dice Upgrade.
Tu espacio de trabajo no está en el plan Enterprise. Los grupos existentes siguen funcionando, pero crear y editar grupos requiere Enterprise.
No puedo agregar ni eliminar personas, ni renombrar el grupo.
Solo los managers de un grupo pueden editarlo. Pide a un manager que te haga manager.
Si tu espacio de trabajo no está en Enterprise, los grupos son de solo lectura.
No puedo eliminarme del grupo, ni hacer que alguien más sea miembro en lugar de manager.
Eres el último manager del grupo. Primero promueve a otro miembro a manager.
Veo "Ya existe un grupo con este nombre."
Los nombres de grupo deben ser únicos dentro de un espacio de trabajo y no distinguen mayúsculas de minúsculas. Elige un nombre diferente.
Agregué a alguien a un grupo pero aún no puede editar un gamma que tiene abierto.
Pídele que recargue la página. Un editor ya abierto puede tardar hasta un par de minutos en reflejar el cambio.
Alguien dejó nuestra empresa pero aún aparece en un grupo de una carpeta.
Los miembros desactivados del espacio de trabajo están ocultos en los grupos y pierden acceso automáticamente. Si aún aparecen, verifica que realmente estén desactivados en Settings > Members.
Eliminamos un grupo y la gente perdió acceso.
Esto es esperado. Eliminar un grupo elimina cada compartición que apuntaba a él. Vuelve a compartir el contenido con individuos o con un nuevo grupo.
¿Puedo archivar un grupo en lugar de eliminarlo?
No. Eliminar es la única opción. Para mantener las comparticiones, elimina a los miembros en su lugar.
¿Se puede compartir un gamma con un grupo a un nivel inferior al de su carpeta?
No. El acceso a la carpeta es el mínimo. Baja el nivel del grupo en la carpeta o mueve el gamma a otra carpeta.
¿Pueden personas fuera de nuestro espacio de trabajo estar en un grupo?
No. Los grupos solo contienen miembros del espacio de trabajo. Los invitados no pueden añadirse a grupos ni verlos.
¿Podemos sincronizar grupos desde nuestro proveedor de identidad?
Todavía no. Los grupos se crean y gestionan actualmente en Gamma.