Giriş
Misafirler, müşteriler, yükleniciler ve dış işbirlikçileri gibi ekibiniz dışındaki kişilerin, tüm çalışma alanınıza erişim olmadan takımınızın içeriğiyle çalışmasına izin verir. Bu makale misafirlerin neler yapabileceğini, nasıl eklendiklerini ve adminlerin onları nasıl görebilip kontrol edebileceğini açıklar.
🔷 Not: Misafirlerin yalnızca dosya düzeyinde erişimi vardır. Erişimleri olan her gamma için açıkça davet edilmeleri gerekir ve faturalandırılabilir Üye olarak sayılmazlar. Guests sekmesi, bekleyen davetiyeler ve erişim iptali dahil, tüm planlarda mevcuttur. Sadece Guest invites kısıtlaması Enterprise gerektirir.
Çalışma alanı rolleri nelerdir?
Çalışma alanınızla ilişkili her kişinin üç rolden biri vardır:
Admins, Üyelerin yapabildiği her şeye ek olarak, çalışma alanını, kişiler, Ayarlar, güvenlik ve faturalandırmayı yönetir.
Members, çalışma alanı düzeyinde erişime sahiptir. Gamma oluşturabilir, çalışma alanıyla paylaşılan her şeyi gezebilir ve arayabilir, özgürce işbirliği yapabilirler. Members ücretli koltukları doldurur.
Guests yalnızca dosya düzeyinde erişime sahiptir. Erişimleri olan her gamma için açıkça davet edilmeleri gerekir. Gamma'lar, Members için olduğu gibi çalışma alanından miras alınmaz. Guests ücretli koltukları doldurmaz.
Bir misafirin erişimi kapsam açısından sınırlıdır, yetenek açısından değil: bir gamma üzerinde editör erişimi olan bir misafir, o gamma üzerinde editör erişimi olan bir Member'ın yapabileceği her şeyi yapabilir. Ancak misafirler yeni gamma oluşturamaz, klasörleri veya şablon kütüphanesini gezemez, Üye listesini göremez veya çalışma alanı Ayarlarına erişemez. Bir gamma üzerinde tam erişime sahip misafirler, Enterprise misafir davet kısıtlaması açık değilse, yeni misafirler dahil başkalarını davet edebilir.
Misafirler nasıl eklenir?
Bir gamma üzerinde tam erişime sahip herkes, çalışma alanınız dışındaki kişiler de dahil olmak üzere, o gamma'ya kişileri davet edebilir. Paylaşım, çalışma alanı üyeliği değil, gamma erişimi ile sınırlandırılmıştır.
Sonraki adım, kişinin zaten bir Gamma hesabı olup olmamasına bağlıdır:
Zaten bir hesapları varsa. Hemen erişim kazanırlar ve Üyeler sayfanızdaki Guests bölümünde görünürler.
Henüz hesapları yoksa. Bir e-posta davetiyesi alırlar ve kaydolana kadar Pending invitations içinde görünürler. Davetiye bağlantıları süresi dolmaz.
Birisi davetiye bağlantısı üzerinden kaydolduğunda, Pending invitations listesinden Guests listesine geçer.
Adminler misafirleri nasıl görür ve yönetir?
Adminler (Members değil) Ayarlar → Üyeler → Guests yoluyla misafirleri görüntüleyip yönetebilir. İki liste bulacaksınız:
Guests: çalışma alanınızdaki gamma'lara misafir erişimi olan herkes. Bir misafirin satırının üzerine gelerek hangi gamma'lara erişebileceğini görebilirsiniz. Bir gamma tüm çalışma alanıyla paylaşılmamışsa, başlığı gizlenir ve Presentation (private) olarak görünür.
Pending invitations: çalışma alanınızdaki bir gamma'ya davet edilmiş ancak henüz kaydolmamış dış e-posta adresleri. Her satır, davet edildikleri gamma'ları ve onları davet eden kişiyi gösterir.
Bir misafirin erişimini kaldırmak için, satırında Revoke access seçin. Bu, çalışma alanındaki tüm davet edildikleri gamma'lara erişimlerini kaldırır ve kabul etmedikleri davetiyeleri iptal eder.
Bekleyen davetiyeleri iptal etmek için, Pending invitations listesindeki bir satırda Revoke seçin. Bu, o e-posta adresi için tüm bekleyen davetiyeleri iptal eder ve davetiye bağlantıları hemen çalışmaz hale gelir.
🔷 Not: Erişimi veya davetiyeleri iptal etmek birini yasaklamaz — daha sonra tekrar davet edilebilirler.
Birinin rolü nasıl değiştirilir?
Adminler, ilişkiler değiştikçe kişileri roller arasında dönüştürebilir:
Member ↔ admin, çalışma alanı yönetim yeteneklerini verir veya kaldırır. İçerik erişimleri değişmez. Her çalışma alanında en az bir admin olmalıdır ve faturalandırma admini terfi ettirilemez.
Guest → member - kişinin Guests listesindeki satırında Invite to workspace seçin. Çalışma alanı davetini kabul ettiklerinde, Üye olurlar ve ücretli koltuk kullanırlar. Mevcut dosya izinleri değişmez. Bu, örneğin bir yüklenicinin tam zamanlı çalışan olması durumunda faydalıdır.
Bir üyeyi kaldırmak size iki seçenek sunar: tüm erişimi kaldırmak (çalışma alanı ve içindeki tüm gamma'lara erişimi) veya misafir olarak dönüştürmek, bu da oluşturdukları veya doğrudan eklendikleri gamma'lara erişimlerini korur — klasör yoluyla eriştikleri diğer gamma'lara erişimi kaybederler. Her iki seçenek de ücretli koltuğu boşaltır.
Bir misafiri kaldırmak — Guests listesinden Revoke access seçin. Bu, çalışma alanınızdaki tüm gamma'lara erişimlerini kaldırır ve bekleyen davetiyeleri iptal eder.
Kimlerin misafir davet edebileceğini kontrol etmek
Enterprise çalışma alanlarının adminleri, Ayarlar → Sharing & access altında bulunan Guest invites ayarıyla misafir davet edebilecekleri kısıtlayabilir. Bu ayar varsayılan olarak açıktır ve bir gamma üzerinde tam erişime sahip herkesin çalışma alanı dışındaki kişileri davet etmesine izin verir.
Bir admin Guest invites ayarını kapattığında, sadece adminler yeni misafir davet edebilir. Adminler, gamma paylaşarak davet eder — ayrı bir Add guest butonu yoktur. Ayar kapalıyken bir Member yeni birini davet etmeye çalışırsa, paylaşım paneli sadece çalışma alanı adminlerinin dışarıdan yeni kişileri davet edebileceğini açıklar.
🔷 Not: Guest invites kısıtlaması Enterprise planında mevcuttur.
Bu, bağlantı paylaşımını nasıl etkiler?
Guest invites kapatıldığında, çalışma alanının link sharing ayarı da kapanır ve misafir davetleri kapalıyken kilitlenir. Bu, yeni "bağlantıya sahip herkes" URL'lerinin davet kısıtlamasını aşmasını engeller. Bağlantı paylaşımı, bir admin tekrar açana kadar kapalı kalır.
Mevcut erişim yerinde kalır
Misafir davetlerini kapatmak mevcut erişimi iptal etmez, davetiyeleri iptal etmez veya mevcut genel bağlantıları devre dışı bırakmaz:
Guests erişimlerini korur. Members onlarla ek gamma paylaşabilir.
Pending invitations, bir admin iptal edene kadar çalışmaya devam eder.
Public links çalışmaya devam eder. Bir bağlantı düzenleme veya yorum yapmaya izin veriyorsa, bağlantıyı açan biri hala misafir olabilir.
Ayar kapatıldığında, Gamma kaç gamma'nın mevcut genel bağlantısı olduğunu gösterir. Enterprise adminleri Ayarlar → Public links bölümünden genel bağlantıları görüntüleyip iptal edebilir.
Sıkça Sorulan Sorular ve Yaygın Sorunlar
Misafirler ücretli koltuk olarak sayılır mı?
Hayır, misafirler ücretli koltuk kullanmaz. Sadece Members ücretli koltuk kullanır.
Bir misafiri Üye'ye dönüştürmek bir koltuk kullanır. Bir üyeyi kaldırmak veya misafir yapmaya dönüştürmek bir koltuğu boşaltır.
Misafirler klasörlere veya şablonlara erişebilir mi?
Misafirler klasörlere eklenemez veya klasör yapınızı ya da şablon kütüphanesini gezemez.
Misafirler çalışma alanında gamma oluşturamaz, bu yüzden şablondan oluşturamazlar. Sadece doğrudan paylaşılan bir şablonu görüntüleyebilirler.
Biri kaldırmak ile hesabını devre dışı bırakmak arasındaki fark nedir?
Ayarlar → Üyeler bölümünden kaldırmak, birini çalışma alanınızdan çıkarır. Tüm erişimini kaldırabilir veya misafir olarak dönüştürerek oluşturdukları ya da doğrudan davet edildikleri gamma'lara erişimlerini koruyabilirsiniz.
Devre dışı bırakma, SCIM ile Enterprise çalışma alanlarında mevcuttur. SCIM ile devre dışı bırakmak, hesabı tamamen devre dışı bırakır ve çalışma alanınızdan çıkarır. Üründe ayrı bir devre dışı bırakma işlemi yoktur.
Misafirlerin SSO ile giriş yapması gerekir mi?
Çalışma alanınızda SSO etkinse, giriş gereksinimleri rol değil, e-posta alan adına göre belirlenir.
Doğrulanmış şirket alan adınızda e-posta adresi olan misafirlerin, Members gibi SSO ile giriş yapması gerekir.
Dış Üyeler ve dış misafirler, yani kuruluşunuz tarafından doğrulanmamış e-posta alan adına sahip kişiler (örneğin kendi e-postalarını kullanan bir müşteri veya yüklenici), SSO kullanmak zorunda değildir çünkü doğrulanmamış alanlarda SSO uygulanamaz.
Misafir davetlerini kısıtlamadan önce biri dış bir kişiyle dosya paylaştıysa, hala erişimi var mı?
Evet. Davet kısıtlamaları sadece yeni misafir eklenmesini engeller.
Mevcut bir misafirin erişimini iptal etmek için, Üyeler sayfanızdaki Guests bölümünde Revoke access kullanın.
Henüz kaydolmamışlarsa, Pending invitations bölümünde Revoke kullanın — davetiye bağlantıları iptal edilene kadar çalışmaya devam eder.
Enterprise'de misafir davetlerini kısıtlayıp sonra planı düşürürsek ne olur?
Kısıtlama, plan düşürüldükten sonra da devam eder.
Misafir davetlerini herhangi bir planla tekrar açabilirsiniz. Ancak kapatmak için Enterprise gerekir. Gamma, bu değişikliği yapmadan önce sizi uyarır.