Introdução
Grupos são conjuntos nomeados de membros do workspace que facilitam o Compartilhar com toda a equipe de uma vez. Em vez de adicionar colegas a uma Pasta ou gamma um por um, você Compartilha com o grupo, e todos nele têm acesso. Quando alguém entra ou sai do grupo, o acesso é atualizado automaticamente.
🔷 Nota: Criar e Editar grupos está incluído no plano Enterprise. Todo membro ativo do workspace pode ver grupos, mas apenas workspaces Enterprise podem criar, Editar ou excluir grupos.
O que é um grupo?
Um grupo é um conjunto nomeado de membros do seu workspace. Algumas coisas para saber:
Grupos pertencem a um único workspace e não podem abranger vários workspaces.
Apenas membros ativos do workspace podem estar em um grupo. Pessoas fora do seu workspace não podem ser adicionadas.
Os nomes dos grupos devem ser únicos dentro do workspace e não diferenciam maiúsculas de minúsculas, então "Design" e "design" contam como o mesmo nome.
Cada grupo tem um distintivo Tipo na lista de Grupos. Grupos que você cria no Gamma são Gerenciados pelo usuário, o que significa que são administrados pelos seus gerentes.
Todos em um grupo têm um de dois papéis:
Gerente: Pode renomear o grupo, adicionar e remover membros, mudar papéis e excluir o grupo.
Membro: Pertence ao grupo e recebe o acesso compartilhado com ele, mas não pode Editar o grupo.
🌀 Insight: Se alguém for removido ou desativado no seu workspace, essa pessoa desaparece de todos os grupos que estava, deixa de ser gerente e perde qualquer acesso que tinha por meio desses grupos. Os gerentes de grupo não precisam fazer nada.
Compartilhando com um grupo
Compartilhar uma Pasta com um grupo
Abra o painel de Compartilhar da Pasta.
Procure o grupo pelo nome.
Escolha um nível de acesso: Acesso total, Editar, Comentar ou Visualizar. São os mesmos níveis que você usa para pessoas.
Todos no grupo recebem esse nível de acesso à Pasta e tudo que estiver dentro dela.
🔷 Nota: Uma Pasta ainda precisa de pelo menos uma pessoa com Acesso total. Dar Acesso total a um grupo não satisfaz esse requisito sozinho.
Compartilhar um único gamma com um grupo
No painel de Compartilhar de um gamma, adicione o grupo diretamente e escolha Acesso total, Editar, Comentar ou Visualizar.
Se o gamma estiver em uma Pasta já compartilhada com o grupo, a linha do grupo aparece como herdado da Pasta. Você pode dar um nível maior ao grupo nesse gamma, mas não pode definir um nível inferior ao herdado da Pasta.
O acesso segue a associação automaticamente
Adicione alguém a um grupo e essa pessoa imediatamente recebe acesso a tudo que é compartilhado com ele.
Remova alguém e essa pessoa imediatamente perde esse acesso.
Proprietários de Pastas e gammas nunca precisam Compartilhar nada novamente.
Conteúdo que alguém só pode acessar por meio de um grupo aparece nos resultados de busca e nas listas de Pastas como qualquer outro conteúdo que essa pessoa tenha acesso.
💎 Dica profissional: Se alguém acabou de ser adicionado a um grupo e ainda não consegue Editar um gamma que já estava aberto, peça para recarregar a página. Um editor já aberto pode levar alguns minutos para reconhecer a mudança.
Veja quem está em um grupo pelo painel de Compartilhar
Clique no nome do grupo (ou no ícone de membros) na linha dele no painel de Compartilhar da Pasta ou gamma para abrir a lista de membros.
Se você só tem acesso de Visualizar a um gamma, grupos que você pertence aparecem como Um grupo que você está, sem o nome do grupo ou a lista de membros. Você não verá grupos dos quais não é membro.
Quem pode Compartilhar com um grupo
Qualquer membro do workspace com Acesso total a uma Pasta ou gamma pode Compartilhar com qualquer grupo no workspace. Você não precisa ser membro do grupo para Compartilhar com ele.
Gerenciando grupos
Vá para Configurações > Membros > Grupos. A aba Grupos fica ao lado de Membros ativos, Convites e Convidados. Todo membro ativo do workspace pode abrir essa aba e ver todos os grupos e seus membros. Convidados não podem.
A lista de Grupos mostra o Nome, Membros (avatares e contagem) e Tipo de cada grupo. Você pode buscar por nome, ordenar e carregar mais.
Criar um grupo
Clique em Criar grupo no canto superior direito.
Digite um nome, por exemplo "Equipe de Design", e opcionalmente adicione membros do seu workspace.
Clique em Criar grupo.
A pessoa que cria o grupo automaticamente se torna o primeiro Gerente. Quem for adicionado na criação é um Membro comum.
🔷 Nota: Você verá um erro se o nome estiver vazio, tiver mais de 250 caracteres ou já estiver em uso no seu workspace.
Abrir um grupo
Clique na linha de um grupo para abri-lo. Você verá duas abas:
Membros: A lista de membros com nomes, e-mails, um marcador (você) e um distintivo Gerente, além de uma caixa de busca Adicionar membros.
Configurações: Renomeie o grupo.
Os gerentes também veem um menu de três pontos (…) com Editar e Excluir grupo.
Adicionar membros
Na aba Membros, digite um nome ou e-mail em Adicionar membros e escolha a pessoa. Apenas membros ativos do workspace aparecem. Adicionar alguém que já está no grupo não faz nada.
Tornar ou remover um gerente
Passe o mouse sobre a linha de um membro e clique no menu de três pontos (…), depois escolha Tornar gerente ou Remover como gerente.
🔷 Nota: Um grupo deve sempre ter pelo menos um gerente, então você não pode rebaixar o último. Promova outra pessoa primeiro.
Remover um membro ou sair de um grupo
Passe o mouse sobre a linha de um membro e clique no menu de três pontos (…), depois escolha Remover do grupo. Na sua própria linha, a opção é Sair do grupo. Se você for gerente, só pode sair se outro gerente permanecer.
Renomear um grupo
Na aba Configurações, edite o Nome do grupo e clique em Salvar ou pressione Enter. As mesmas regras de exclusividade e tamanho se aplicam como na criação do grupo.
Excluir um grupo
Abra o menu de três pontos (…), clique em Excluir grupo e confirme.
Excluir um grupo remove o grupo, sua lista de membros e todas as Compartilhar que apontavam para ele em pastas e gammas. Os membros mantêm qualquer acesso que tenham individualmente ou por meio de outros grupos. Isso não pode ser desfeito.
🌀 Insight: Não há opção de arquivar ou desativar grupos. Se quiser aposentar um grupo mas manter suas Compartilhar, considere remover membros em vez de excluí-lo.
Quem pode gerenciar grupos?
Ação | Gerente do grupo | Membro do grupo | Outro membro do workspace | Administrador do workspace | Convidado |
Veja a aba Grupos, grupos e seus membros | Sim | Sim | Sim | Sim | Não |
Criar um grupo | Sim | Sim | Sim | Sim | Não |
Renomear, adicionar ou remover membros, alterar funções ou excluir um grupo | Sim | Não | Não | Somente se forem gerente desse grupo | Não |
Compartilhar uma pasta ou gamma com um grupo | Sim* | Sim* | Sim* | Sim* | Não |
*Requer Acesso total nessa pasta ou gamma, o mesmo que Compartilhar com pessoas.
Resumindo, quem cria um grupo se torna seu gerente, e os gerentes podem promover outros membros a gerente. Ser administrador do workspace não permite editar um grupo que você não gerencia.
Grupos e seu plano
Criar e editar grupos requer o plano Enterprise. Em outros planos, a aba Groups mostra um banner com a mensagem Groups are included with our Enterprise plan com um botão Upgrade plan, e os grupos abrem com um selo Read-only.
Se seu workspace sair do Enterprise, os grupos existentes continuam funcionando:
A aba Groups e todas as listas de grupos e membros permanecem visíveis.
Tudo que já foi compartilhado com um grupo continua compartilhado. Ninguém perde acesso.
No painel de share, você ainda pode alterar o nível de acesso de um grupo que já está em uma pasta ou gamma, ou removê-lo.
Você não pode criar, renomear, editar ou excluir grupos, e os grupos não aparecem mais quando você pesquisa no painel de share para compartilhar algo novo.
FAQs & Common Issues
Eu não vejo a aba Groups.
Convidados não podem ver a aba Groups. Se você é um membro do workspace e ainda não a vê, entre em contato com o suporte.
O botão Create group diz Upgrade.
Seu workspace não está no plano Enterprise. Grupos existentes ainda funcionam, mas criar e editar grupos requer Enterprise.
Não consigo adicionar ou remover pessoas, nem renomear o grupo.
Apenas os gerentes de um grupo podem editá-lo. Peça a um gerente para torná-lo gerente.
Se seu workspace não estiver no Enterprise, os grupos são somente leitura.
Não consigo me remover do grupo, nem tornar outra pessoa membro em vez de gerente.
Você é o último gerente do grupo. Promova outro membro a gerente primeiro.
Vejo "A group with this name already exists."
Os nomes dos grupos devem ser únicos dentro de um workspace e não diferenciam maiúsculas de minúsculas. Escolha um nome diferente.
Adicionei alguém a um grupo, mas essa pessoa ainda não consegue editar um gamma que está aberto.
Peça para recarregar a página. Um editor já aberto pode levar até alguns minutos para reconhecer a mudança.
Alguém saiu da nossa empresa, mas ainda aparece em um grupo de uma pasta.
Membros desativados do workspace são ocultados dos grupos e perdem acesso automaticamente. Se ainda aparecem, verifique se foram realmente desativados em Settings > Members.
Deletamos um grupo e as pessoas perderam acesso.
Isso é esperado. Deletar um grupo remove todos os compartilhamentos que apontavam para ele. Compartilhe o conteúdo novamente com indivíduos ou com um novo grupo.
Posso arquivar um grupo em vez de deletá-lo?
Não. Deletar é a única opção. Para manter os compartilhamentos, remova os membros em vez disso.
Um gamma pode ser compartilhado com um grupo em um nível inferior ao da sua pasta?
Não. O acesso à pasta é o mínimo. Reduza o nível do grupo na pasta ou mova o gamma para outra pasta.
Pessoas fora do nosso workspace podem estar em um grupo?
Não. Grupos contêm apenas membros do workspace. Convidados não podem ser adicionados nem vê-los.
Podemos sincronizar grupos do nosso provedor de identidade?
Ainda não. Grupos são criados e gerenciados atualmente no Gamma.