Introduzione
I gruppi sono insiemi nominati di Membri dello spazio di lavoro che facilitano la condivisione con un intero team contemporaneamente. Invece di aggiungere i colleghi a una Cartella o gamma uno alla volta, condividi con il gruppo e tutti i suoi membri ottengono l'accesso. Quando qualcuno entra o esce dal gruppo, il suo accesso si aggiorna automaticamente.
🔷 Nota: La creazione e la Modifica dei gruppi è inclusa nel piano Enterprise. Ogni membro attivo dello spazio di lavoro può vedere i gruppi, ma solo gli spazi di lavoro Enterprise possono crearli, Modificarli o eliminarli.
Cos'è un gruppo?
Un gruppo è un insieme nominato di Membri del tuo spazio di lavoro. Alcune cose da sapere:
I gruppi appartengono a un singolo spazio di lavoro e non possono estendersi tra spazi di lavoro diversi.
Solo i Membri attivi dello spazio di lavoro possono far parte di un gruppo. Non è possibile aggiungere persone esterne allo spazio di lavoro.
I nomi dei gruppi devono essere unici all'interno dello spazio di lavoro e non fanno distinzione tra maiuscole e minuscole, quindi "Design" e "design" sono considerati lo stesso nome.
Ogni gruppo ha un distintivo Tipo nella lista dei gruppi. I gruppi che crei in Gamma sono User-managed, il che significa che sono gestiti dai loro manager.
Tutti i membri di un gruppo hanno uno di due ruoli:
Manager: Può rinominare il gruppo, aggiungere e rimuovere Membri, cambiare ruoli ed eliminare il gruppo.
Member: Appartiene al gruppo e riceve qualsiasi accesso condiviso con esso, ma non può Modifica il gruppo.
🌀 Insight: Se qualcuno viene rimosso o disattivato nel tuo spazio di lavoro, scompare da ogni gruppo in cui era, smette di essere manager e perde qualsiasi accesso ottenuto tramite quei gruppi. I manager del gruppo non devono fare nulla.
Condivisione con un gruppo
Condividi una Cartella con un gruppo
Apri il pannello di condivisione della Cartella.
Cerca il gruppo per nome.
Scegli un livello di accesso: Full access, Modifica, Commento o Vista. Sono gli stessi livelli che usi per le persone.
Tutti i membri del gruppo ottengono quel livello di accesso alla Cartella e a tutto ciò che contiene.
🔷 Nota: Una Cartella necessita comunque di almeno una persona con Full access. Dare a un gruppo Full access non soddisfa da solo questo requisito.
Condividi una singola gamma con un gruppo
Nel pannello di condivisione di una gamma, aggiungi direttamente il gruppo e scegli Full access, Modifica, Commento o Vista.
Se la gamma si trova in una Cartella già condivisa con il gruppo, la riga del gruppo mostra ereditato dalla Cartella. Puoi dare al gruppo un livello superiore su quella gamma, ma non puoi impostarlo inferiore a quello ereditato dalla Cartella.
L'accesso segue automaticamente l'appartenenza
Aggiungi qualcuno a un gruppo e ottiene immediatamente accesso a tutto ciò che è condiviso con esso.
Rimuovi qualcuno e perde immediatamente quell'accesso.
I proprietari di Cartelle e gamma non devono mai ricondividere nulla.
Il contenuto che qualcuno può raggiungere solo tramite un gruppo appare nei risultati di ricerca e negli elenchi delle Cartelle come qualsiasi altra cosa a cui ha accesso.
💎 Consiglio Pro: Se qualcuno è stato appena aggiunto a un gruppo e non può ancora Modifica una gamma che aveva già aperta, fagli ricaricare la pagina. Un editor già aperto può impiegare qualche minuto per aggiornare il cambiamento.
Vedi chi è in un gruppo dal pannello di condivisione
Clicca sul nome di un gruppo (o sull'icona dei Membri) nella sua riga nel pannello di condivisione di una Cartella o gamma per aprire la lista dei Membri.
Se hai solo accesso Vista a una gamma, i gruppi a cui appartieni appaiono come Un gruppo a cui appartieni, senza il nome del gruppo o la lista dei Membri. Non vedrai i gruppi di cui non sei membro.
Chi può condividere con un gruppo
Qualsiasi membro dello spazio di lavoro con Full access a una Cartella o gamma può condividerla con qualsiasi gruppo nello spazio di lavoro. Non devi essere membro del gruppo per condividerlo.
Gestione dei gruppi
Vai a Impostazioni > Membri > Gruppi. La scheda Gruppi si trova accanto a Membri attivi, Inviti e Ospiti. Ogni membro attivo dello spazio di lavoro può aprire questa scheda e vedere ogni gruppo e i suoi Membri. Gli ospiti no.
La lista dei Gruppi mostra il Nome di ogni gruppo, i Membri (avatar e conteggio) e il Tipo. Puoi cercare per nome, ordinare e caricare di più.
Crea un gruppo
Clicca su Crea gruppo in alto a destra.
Inserisci un nome, per esempio "Team Design", e opzionalmente aggiungi Membri dal tuo spazio di lavoro.
Clicca su Crea gruppo.
La persona che crea il gruppo diventa automaticamente il primo Manager. Chiunque venga aggiunto alla creazione è un Member normale.
🔷 Nota: Vedrai un errore se il nome è vuoto, più lungo di 250 caratteri o già usato nel tuo spazio di lavoro.
Apri un gruppo
Clicca sulla riga di un gruppo per aprirlo. Vedrai due schede:
Membri: La lista dei Membri con nomi, email, un indicatore (tu) e un distintivo Manager, più una casella di ricerca Aggiungi Membri.
Impostazioni: Rinomina il gruppo.
I manager vedono anche un menu a tre punti (…) con Rinomina e Elimina gruppo.
Aggiungi membri
Nella scheda Membri, digita un nome o un'email in Aggiungi membri e seleziona la persona. Appaiono solo i membri attivi dello spazio di lavoro. Aggiungere qualcuno già nel gruppo non ha effetto.
Nomina o rimuovi un manager
Passa il mouse sulla riga di un membro e clicca il menu a tre punti (…), poi scegli Nomina manager o Rimuovi come manager.
🔷 Nota: Un gruppo deve avere sempre almeno un manager, quindi non puoi declassare l'ultimo. Prima promuovi qualcun altro.
Rimuovi un membro o lascia un gruppo
Passa il mouse sulla riga di un membro e clicca il menu a tre punti (…), poi scegli Rimuovi dal gruppo. Sulla tua stessa riga, l'opzione è Lascia gruppo. Se sei un manager, puoi lasciare solo se rimane un altro manager.
Rinomina un gruppo
Nella scheda Impostazioni, modifica Nome gruppo e clicca Salva o premi Invio. Si applicano le stesse regole di unicità e lunghezza della creazione del gruppo.
Elimina un gruppo
Apri il menu a tre punti (…), clicca Elimina gruppo e conferma.
Eliminare un gruppo rimuove il gruppo, la sua lista di membri e ogni share che lo puntava su cartelle e gamma. I membri mantengono qualsiasi accesso individuale o tramite altri gruppi. Questa azione è irreversibile.
🌀 Insight: Non esiste un'opzione di archivio o disabilitazione per i gruppi. Se vuoi ritirare un gruppo ma mantenere i suoi share, considera di rimuovere i membri invece di eliminarlo.
Chi può gestire i gruppi?
Azione | Manager del gruppo | Membro del gruppo | Altro membro dello spazio di lavoro | Amministratore dello spazio di lavoro | Ospite |
Vedi la scheda Gruppi, i gruppi e i loro membri | Sì | Sì | Sì | Sì | No |
Crea un gruppo | Sì | Sì | Sì | Sì | No |
Rinomina, aggiungi o rimuovi membri, cambia ruoli o elimina un gruppo | Sì | No | No | Solo se sono manager di quel gruppo | No |
Condividi una cartella o gamma con un gruppo | Sì* | Sì* | Sì* | Sì* | No |
*Richiede Accesso completo su quella cartella o gamma, come per condividere con le persone.
In breve, chi crea un gruppo ne diventa manager, e i manager possono promuovere altri membri a manager. Essere amministratore dello spazio di lavoro non permette di modificare un gruppo che non gestisci.
Gruppi e il tuo piano
Creare e modificare gruppi richiede il piano Enterprise. Negli altri piani, la scheda Groups mostra un banner con la scritta Groups are included with our Enterprise plan con un pulsante Upgrade plan, e i gruppi si aprono con un badge Read-only.
Se il tuo workspace esce dal piano Enterprise, i gruppi esistenti continuano a funzionare:
La scheda Groups e ogni elenco di gruppi e membri rimangono visibili.
Tutto ciò che è già stato condiviso con un gruppo rimane condiviso. Nessuno perde l'accesso.
Nel pannello share, puoi ancora modificare il livello di accesso di un gruppo già presente in una cartella o gamma, o rimuoverlo.
Non puoi creare, rinominare, Modifica o eliminare gruppi, e i gruppi non appaiono più quando cerchi nel pannello share per condividere qualcosa di nuovo.
FAQs & Common Issues
Non vedo la scheda Groups.
Gli ospiti non possono vedere la scheda Groups. Se sei un membro del workspace e non la vedi ancora, contatta il supporto.
Il pulsante Create group dice Upgrade.
Il tuo workspace non è sul piano Enterprise. I gruppi esistenti funzionano ancora, ma creare e modificare gruppi richiede Enterprise.
Non posso aggiungere o rimuovere persone, né rinominare il gruppo.
Solo i manager di un gruppo possono modificarlo. Chiedi a un manager di nominarti manager.
Se il tuo workspace non è su Enterprise, i gruppi sono in sola lettura.
Non posso rimuovermi dal gruppo, né nominare qualcun altro membro invece che manager.
Sei l'ultimo manager del gruppo. Prima promuovi un altro membro a manager.
Vedo "Un gruppo con questo nome esiste già."
I nomi dei gruppi devono essere unici all'interno di un workspace e non sono sensibili alle maiuscole. Scegli un nome diverso.
Ho aggiunto qualcuno a un gruppo ma non può ancora modificare una gamma che ha aperta.
Chiedi loro di ricaricare la pagina. Un editor già aperto può impiegare fino a un paio di minuti per recepire la modifica.
Qualcuno ha lasciato la nostra azienda ma appare ancora in un gruppo di una cartella.
I membri disattivati del workspace sono nascosti dai gruppi e perdono automaticamente l'accesso ai gruppi. Se appaiono ancora, verifica che siano effettivamente disattivati sotto Impostazioni > Membri.
Abbiamo eliminato un gruppo e le persone hanno perso l'accesso.
È normale. Eliminare un gruppo rimuove ogni condivisione che puntava a esso. Condividi di nuovo il contenuto con individui o con un nuovo gruppo.
Posso archiviare un gruppo invece di eliminarlo?
No. Eliminare è l'unica opzione. Per mantenere le condivisioni, rimuovi invece i membri.
Una gamma può essere condivisa con un gruppo a un livello inferiore rispetto alla sua cartella?
No. L'accesso alla cartella è il minimo. Abbassa il livello del gruppo sulla cartella, o sposta la gamma in un'altra cartella.
Persone esterne al nostro workspace possono far parte di un gruppo?
No. I gruppi contengono solo membri del workspace. Gli ospiti non possono essere aggiunti ai gruppi e non possono vederli.
Possiamo sincronizzare i gruppi dal nostro identity provider?
Non ancora. I gruppi sono attualmente creati e gestiti in Gamma.