Introduzione
Gli ospiti permettono a persone esterne al tuo team, come clienti, appaltatori e collaboratori esterni, di lavorare con i contenuti del tuo team senza avere accesso all'intero workspace. Questo articolo spiega cosa possono fare gli ospiti, come vengono aggiunti e come gli admin possono vederli e gestirli.
🔷 Nota: Gli ospiti hanno accesso solo a livello di file. Devono essere invitati esplicitamente a ogni gamma a cui possono accedere e non occupano posti a pagamento. La scheda Guests, incluse le inviti in sospeso e la revoca dell'accesso, è disponibile su tutti i piani. Solo la restrizione Guest invites richiede Enterprise.
Quali sono i ruoli nel workspace?
Ogni persona associata al tuo workspace ha uno dei tre ruoli:
Gli Admins gestiscono il workspace stesso, incluse persone, impostazioni, sicurezza e fatturazione, oltre a tutto ciò che può fare un Membro.
I Membri hanno accesso a livello di workspace. Possono creare gammas, navigare e cercare tutto ciò che è condiviso con il workspace e collaborare liberamente. I Membri occupano posti a pagamento.
Gli Guests hanno accesso solo a livello di file. Devono essere invitati esplicitamente a ogni gamma a cui possono accedere. Le gammas non sono ereditate dal workspace come per i Membri. Gli ospiti non occupano posti a pagamento.
L'accesso di un ospite è limitato in ambito, non in capacità: un ospite con accesso editor su una gamma può fare tutto ciò che un Membro con accesso editor può fare su quella gamma. Ma gli ospiti non possono creare nuove gammas, navigare tra le cartelle o la biblioteca di modelli, vedere la lista dei Membri o accedere alle impostazioni del workspace. Gli ospiti con accesso completo a una gamma possono invitare altri, inclusi nuovi ospiti, a meno che la restrizione Enterprise Guest invites non sia attivata.
Come vengono aggiunti gli ospiti?
Chiunque abbia accesso completo a una gamma può invitare persone, anche esterne al workspace. La condivisione è regolata dall'accesso alla gamma, non dall'appartenenza al workspace.
Cosa succede dopo dipende dal fatto che la persona abbia già un account Gamma:
Hanno già un account. Ottengono accesso immediato e appaiono nella sezione Guests della pagina Membri.
Non hanno ancora un account. Ricevono un invito via email e appaiono in Pending invitations finché non si registrano. I link di invito non scadono.
Quando qualcuno si registra tramite un link di invito, passa da Pending invitations a Guests.
Come vedono e gestiscono gli admin gli ospiti?
Gli admin (ma non i Membri) possono vedere e gestire gli ospiti da Impostazioni → Membri → Guests. Troverai due liste:
Guests: tutti coloro che hanno accesso ospite alle gammas nel tuo workspace. Passa il mouse sulla riga di un ospite per vedere a quali gammas può accedere. Se una gamma non è condivisa con tutto il workspace, il suo titolo è nascosto e appare come Presentation (private).
Pending invitations: indirizzi email esterni invitati a una gamma nel tuo workspace ma non ancora registrati. Ogni riga mostra le gammas a cui sono stati invitati e chi li ha invitati.
Per rimuovere l'accesso di un ospite, seleziona Revoke access sulla sua riga. Questo rimuove l'accesso a tutte le gammas a cui è stato invitato nel workspace e annulla eventuali inviti non accettati.
Per annullare inviti in sospeso, seleziona Revoke su una riga in Pending invitations. Questo annulla tutti gli inviti in sospeso per quell'indirizzo email e i link di invito smettono di funzionare immediatamente.
🔷 Nota: Revocare accesso o inviti non banna qualcuno — può essere invitato di nuovo in seguito.
Cambiare il ruolo di qualcuno
Gli admin possono convertire le persone tra ruoli man mano che cambiano le relazioni:
Membro ↔ admin concede o rimuove capacità di gestione del workspace. Il loro accesso ai contenuti non cambia. Ogni workspace deve avere almeno un admin e l'admin di fatturazione non può essere declassato.
Guest → membro - seleziona Invite to workspace sulla riga della persona nella lista Guests. Quando accettano l'invito al workspace, diventano Membri e occupano un posto a pagamento. I permessi file esistenti non cambiano. Utile, ad esempio, quando un appaltatore diventa dipendente a tempo pieno.
Rimuovere un membro offre due opzioni: rimuovere tutto l'accesso (al workspace e a tutte le gammas) o convertirlo in ospite, mantenendo l'accesso alle gammas che ha creato o a cui è stato aggiunto direttamente — perde l'accesso al resto del workspace, incluse le gammas accessibili solo tramite una cartella. Entrambe le opzioni liberano il posto a pagamento.
Rimuovere un ospite — seleziona Revoke access nella lista Guests. Questo rimuove l'accesso a tutte le gammas nel tuo workspace e annulla eventuali inviti in sospeso.
Controllare chi può invitare ospiti
Gli admin dei workspace Enterprise possono limitare chi può invitare ospiti con l'impostazione Guest invites, trovata in Impostazioni → Sharing & access. È attiva di default, permettendo a chiunque abbia accesso completo a una gamma di invitare persone esterne al workspace.
Quando un admin disattiva Guest invites, solo gli admin possono invitare nuovi ospiti. Gli admin li invitano condividendo una gamma - non c'è un pulsante separato Add guest. Se un Membro prova a invitare qualcuno mentre l'impostazione è disattivata, il pannello di condivisione spiega che solo gli admin del workspace possono invitare nuove persone esterne.
🔷 Nota: La restrizione Guest invites è disponibile nel piano Enterprise.
Come questo influisce sulla condivisione dei link
Disattivare Guest invites disattiva anche l'impostazione link sharing del workspace e la blocca finché gli inviti ospite sono disattivati. Questo impedisce alle persone di usare nuovi URL "chiunque abbia il link" per aggirare la restrizione sugli inviti. La condivisione link rimane disattivata finché un admin non la riattiva deliberatamente.
L'accesso esistente rimane attivo
Disattivare gli inviti ospite non revoca l'accesso esistente, non annulla inviti o disabilita link pubblici esistenti:
Gli Guests mantengono il loro accesso. I Membri possono ancora condividere gammas aggiuntive con loro.
Le Pending invitations funzionano ancora finché un admin non le revoca da Pending invitations.
I Public links continuano a funzionare. Se un link permette di modificare o commentare, chi lo apre può ancora diventare un ospite.
Quando disattivi l'impostazione, Gamma mostra quante gammas hanno link pubblici esistenti. Gli admin Enterprise possono vedere e revocare i link pubblici in Impostazioni → Public links.
FAQ e problemi comuni
Gli ospiti contano come posti a pagamento?
No, gli ospiti non occupano posti a pagamento. Solo i Membri consumano posti a pagamento.
Convertire un ospite in Membro usa un posto. Rimuovere un Membro o convertirlo in ospite ne libera uno.
Gli ospiti possono accedere a cartelle o modelli?
Gli ospiti non possono essere aggiunti a cartelle né navigare nella struttura delle cartelle o nella biblioteca di modelli.
Gli ospiti non possono creare gammas nel workspace, quindi non possono generare da un modello. Possono solo vedere un modello che è stato condiviso direttamente con loro.
Qual è la differenza tra rimuovere qualcuno e deprovisionare il suo account?
Rimuovere (da Impostazioni → Membri) toglie qualcuno dal tuo workspace. Puoi rimuovere tutto il loro accesso o convertirli in ospite per preservare l'accesso alle gammas che hanno creato o a cui sono stati invitati direttamente.
La deprovisioning è disponibile nei workspace Enterprise con SCIM. Deprovisionare qualcuno via SCIM disabilita completamente il suo account e lo rimuove dal workspace. Non c'è un'azione separata di disattivazione nel prodotto.
Gli ospiti devono accedere con SSO?
Se il tuo workspace ha SSO abilitato, i requisiti di accesso seguono il dominio email, non il ruolo.
Gli ospiti con un'email sul dominio aziendale verificato devono accedere con SSO, proprio come i Membri.
I Membri esterni e gli ospiti esterni, cioè persone con dominio email non verificato dall'organizzazione (come un cliente o appaltatore con email propria), non sono obbligati a usare SSO, poiché non può essere applicato su domini non verificati.
Qualcuno ha condiviso file con una persona esterna prima che limitassimo gli inviti ospite. Hanno ancora accesso?
Sì. Le restrizioni sugli inviti impediscono solo di aggiungere nuovi ospiti.
Per revocare l'accesso di un ospite esistente, usa Revoke access nella sezione Guests della pagina Membri.
Se non si sono ancora registrati, usa Revoke in Pending invitations — i loro link di invito funzionano finché non li revoci.
Cosa succede se limitiamo gli inviti ospite su Enterprise e poi facciamo il downgrade?
La restrizione rimane attiva dopo il downgrade.
Puoi riattivare gli inviti ospite con qualsiasi piano. Tuttavia, disattivarli di nuovo richiede Enterprise. Gamma ti avvisa prima di fare questa modifica.