Bagaimana izin dan berbagi Folder bekerja?
🔷 Catatan: Izin Folder sedang diluncurkan secara bertahap. Jika Anda belum melihat opsi ini, Anda akan segera melihatnya!
Pendahuluan
Folder sekarang memiliki berbagi sendiri, seperti Gamma. Anda memilih siapa yang dapat melihat setiap Folder: hanya Anda, orang yang Anda undang secara khusus, atau seluruh workspace Anda. Semua isi dalam Folder mewarisi berbagi secara otomatis, jadi Anda dapat membagikan seluruh proyek hanya dengan tim Anda di satu tempat.
🔷 Catatan: Izin Folder tersedia di semua paket. Folder baru mulai pribadi untuk Anda sampai Anda membagikannya.
Membuat Folder baru
Folder berada di sidebar kiri.
Di sidebar kiri, temukan bagian Folder.
Klik tombol + (Create folder).
Masukkan nama Folder, lalu klik Create folder.
Folder baru Anda mulai sebagai pribadi untuk Anda — bagikan saat Anda siap.
Berbagi Folder
Saat Anda membuat Folder, hanya Anda yang dapat melihatnya. Untuk membagikannya, buka Folder, klik Bagikan di sudut kanan atas, dan pilih dengan siapa Anda ingin membagikannya.
Orang yang Anda undang secara khusus. Tambahkan rekan tim sebagai kolaborator, masing-masing dengan tingkat akses sendiri. Hanya Anda dan mereka yang dapat melihat Folder — Folder tidak muncul dalam pencarian atau penelusuran untuk orang lain.
Seluruh workspace. Beri semua orang di workspace Anda akses ke Folder, pada tingkat yang Anda pilih.
Tidak ada orang. Jangan bagikan, dan Folder tetap pribadi untuk Anda.
Memilih tingkat akses
Masukkan nama rekan tim Anda, lalu pilih tingkat akses untuk setiap orang.
Akses Penuh. Dapat melakukan semuanya: mengelola akses ke Folder, mengganti nama, dan menghapusnya.
Edit. Dapat menambah dan mengedit Gamma di dalam Folder. Menghapus Gamma dari Folder juga memerlukan Akses Penuh pada Gamma tersebut (lihat Memindahkan Gamma di bawah).
Komentar. Dapat membuka dan mengomentari Gamma di dalamnya.
Lihat. Akses hanya baca ke Folder dan semua isinya.
Semua orang yang Anda tambahkan dapat melihat Folder dalam pencarian dan penelusuran.
🔷 Catatan: Hanya orang dengan Akses Penuh yang dapat menambah atau menghapus kolaborator atau mengubah akses workspace Folder. Orang dengan akses Edit, Komentar, atau Lihat tidak dapat membagikan ulang Folder.
Bagaimana berbagi bekerja untuk Gamma di dalam Folder
Semua orang yang memiliki akses ke Folder secara otomatis mendapatkan setidaknya akses yang sama ke setiap Gamma di dalamnya. Berbagi Gamma sendiri dapat menambah akses itu, tapi tidak pernah menguranginya — ketika seseorang memiliki akses dengan lebih dari satu cara, tingkat tertinggi yang berlaku.
Dalam praktiknya:
Anda dapat membagikan Gamma individual lebih luas daripada Folder-nya — dengan orang yang tidak ada di Folder, atau dengan seluruh workspace — tanpa membuka Folder itu sendiri.
Anda dapat memberi seseorang tingkat akses lebih tinggi pada satu Gamma: seseorang dengan akses Lihat pada Folder dapat memiliki akses Edit pada Gamma tertentu.
Anda tidak dapat memberinya tingkat lebih rendah: jika Folder memberi mereka akses Edit, menandai mereka sebagai Lihat pada satu Gamma tidak akan menurunkan akses mereka.
Memindahkan Gamma antar Folder
Karena memindahkan Gamma mengubah siapa yang dapat mengaksesnya, setiap pemindahan dimulai dari persyaratan yang sama: Akses Penuh pada Gamma itu sendiri. Selain itu, Folder yang terlibat menambahkan pemeriksaan mereka sendiri.
Memindahkan Gamma keluar dari Folder memerlukan Akses Penuh pada Gamma, plus akses Edit pada Folder tersebut.
Memindahkan Gamma ke dalam Folder memerlukan Akses Penuh pada Gamma, plus akses Edit pada Folder tujuan.
Folder tanpa pemilik
Beberapa Folder tidak memiliki pemilik — tidak ada yang memiliki Akses Penuh. Sampai seseorang memiliki Akses Penuh, tidak ada yang dapat mengganti nama atau menghapus Folder; semua hal lain tentangnya berfungsi seperti sebelumnya.
Hanya admin workspace yang dapat memperbaiki ini: klik nama workspace Anda di sidebar kiri, pilih Pengaturan, lalu buka Folder tanpa pemilik di bawah Admin only. Halaman ini mencantumkan setiap Folder tanpa pemilik (dan hanya terlihat oleh admin), dan dari sana admin dapat memberikan Akses Penuh kepada diri mereka sendiri atau anggota lain.
Kontrol admin
Pada paket Enterprise, admin dapat membatasi berbagi workspace sehingga hanya admin yang dapat membagikan dengan seluruh workspace — dan ini termasuk Gamma dan Folder juga. Hanya admin yang dapat mengubah pengaturan ini: klik nama workspace Anda di sidebar kiri, pilih Pengaturan, lalu buka Berbagi dan cari Berbagi workspace.
FAQ & Masalah Umum
Bisakah saya menambahkan tamu ke Folder?
Tidak. Tamu tidak dapat menjadi kolaborator Folder.
Untuk memberi tamu akses ke sesuatu di dalam Folder, bagikan Gamma spesifik itu langsung kepada mereka.
Dulu saya bisa menambahkan Gamma ke Folder, tapi sekarang tidak bisa. Kenapa?
Folder yang ada menjadi hanya-baca dalam pembaruan ini, dan menambahkan Gamma ke Folder memerlukan akses Edit pada Folder tersebut.
Minta seseorang dengan Akses Penuh pada Folder untuk memberi Anda akses Edit. Jika Folder tidak memiliki pemilik, minta admin workspace untuk menetapkannya dari halaman Folder tanpa pemilik terlebih dahulu.
Apa yang terjadi pada Folder saya yang sudah ada?
Versi singkat: tidak ada yang kehilangan atau mendapatkan akses ke Gamma mana pun.
Folder yang ada tetap terlihat oleh workspace Anda, mempertahankan visibilitas yang mereka miliki sebelumnya.
Keanggotaan Folder menjadi pinning: pin menjaga Folder tetap di sidebar Anda tapi tidak memberikan akses apa pun sendiri. Akses berasal dari berbagi Folder.
Setiap Gamma mempertahankan berbagi sendiri. Jika Gamma dibagikan dengan workspace Anda atau dengan orang tertentu sebelumnya, itu masih berlaku.
Folder yang ada tidak otomatis memiliki pemilik dengan Akses Penuh — lihat Folder tanpa pemilik di atas untuk cara admin menetapkannya.
Saya bisa membuka Gamma, tapi tidak bisa melihat Folder tempatnya. Kenapa?
Jika seseorang membagikan Gamma langsung kepada Anda tapi Anda tidak memiliki akses ke Folder-nya, Folder itu sepenuhnya tersembunyi. Gamma itu hanya muncul tanpa Folder dari sudut pandang Anda.
Di panel berbagi Gamma, Anda mungkin melihat kolaborator yang diberi label sebagai diwarisi dari Folder yang tidak Anda miliki aksesnya. Itu memang diharapkan.
Kenapa saya tidak bisa memindahkan Gamma ini ke Folder lain?
Memindahkan Gamma memerlukan Akses Penuh pada Gamma itu sendiri, plus akses Edit pada Folder yang ditinggalkan dan Folder tujuan.
Jika Anda tidak bisa melihat Folder tempat Gamma berada, Anda tidak akan bisa memindahkannya sama sekali. Anda bisa membuat salinan ke Folder Anda sendiri sebagai gantinya.
Folder saya tidak memiliki pemilik. Bagaimana saya mendapatkan Akses Penuh?
Minta admin workspace. Admin dapat memberikan Akses Penuh kepada diri mereka sendiri atau anggota lain dari halaman Folder tanpa pemilik di pengaturan workspace.
Siapa yang bisa menghapus Folder?
Hanya seseorang dengan Akses Penuh, dan hanya saat Folder kosong.
Untuk menghapus Folder yang berisi konten, pertama hapus Gamma di dalamnya. Setiap Gamma kembali ke berbagi sendiri, jadi tidak ada yang hilang.
Apakah berbagi Gamma langsung masih berfungsi jika orang itu tidak bisa melihat Folder-nya?
Ya. Berbagi langsung pada Gamma selalu berfungsi, tidak peduli apa yang terjadi dengan berbagi Folder.