Pendahuluan
Tamu memungkinkan orang di luar tim Anda, seperti klien, kontraktor, dan kolaborator eksternal, bekerja dengan konten tim Anda tanpa mendapatkan akses ke seluruh workspace Anda. Artikel ini membahas apa yang bisa dilakukan tamu, bagaimana mereka ditambahkan, dan bagaimana admin dapat melihat serta mengontrol mereka.
🔷 Catatan: Tamu hanya memiliki akses tingkat file. Mereka harus secara eksplisit diundang ke setiap gamma yang dapat mereka akses, dan mereka tidak dihitung sebagai kursi berbayar. Tab Guests, termasuk undangan tertunda dan pencabutan akses, tersedia di semua paket. Hanya pembatasan Guest invites yang memerlukan Enterprise.
Apa saja peran di workspace?
Setiap orang yang terkait dengan workspace Anda memiliki salah satu dari tiga peran:
Admins mengelola workspace itu sendiri, termasuk orang, pengaturan, keamanan, dan penagihan, di atas semua yang bisa dilakukan anggota.
Anggota memiliki akses tingkat workspace. Mereka dapat membuat gamma, menelusuri dan mencari semua yang dibagikan dengan workspace, dan berkolaborasi dengan bebas. Anggota menggunakan kursi berbayar.
Guests hanya memiliki akses tingkat file. Mereka harus secara eksplisit diundang ke setiap gamma yang dapat mereka akses. Gamma tidak diwariskan dari workspace seperti pada anggota. Guests tidak menggunakan kursi berbayar.
Akses tamu terbatas dalam lingkup, bukan kemampuan: tamu dengan akses editor pada sebuah gamma dapat melakukan semua yang dapat dilakukan anggota dengan akses editor pada gamma itu. Namun tamu tidak dapat membuat gamma baru, menelusuri folder atau perpustakaan templat, melihat daftar anggota Anda, atau mengakses pengaturan workspace. Tamu dengan akses penuh ke sebuah gamma dapat mengundang orang lain ke dalamnya, termasuk tamu baru, kecuali pembatasan undangan tamu Enterprise diaktifkan.
Bagaimana tamu ditambahkan?
Siapa pun dengan akses penuh ke sebuah gamma dapat mengundang orang ke dalamnya, termasuk orang di luar workspace Anda. Berbagi dibatasi oleh akses ke gamma, bukan keanggotaan workspace.
Apa yang terjadi selanjutnya tergantung apakah orang tersebut sudah memiliki akun Gamma:
Mereka sudah memiliki akun. Mereka mendapatkan akses segera dan muncul di bagian Guests pada halaman anggota Anda.
Mereka belum memiliki akun. Mereka menerima undangan melalui email dan muncul di Pending invitations sampai mereka mendaftar. Tautan undangan tidak kedaluwarsa.
Ketika seseorang mendaftar melalui tautan undangan, mereka berpindah dari Pending invitations ke Guests.
Bagaimana admin melihat dan mengelola tamu?
Admin (bukan anggota) dapat melihat dan mengelola tamu dari Pengaturan → Anggota → Guests. Anda akan menemukan dua daftar:
Guests: semua orang yang memiliki akses tamu ke gamma di workspace Anda. Arahkan kursor ke baris tamu untuk melihat gamma mana yang dapat mereka akses. Jika sebuah gamma tidak dibagikan ke seluruh workspace, judulnya disembunyikan dan muncul sebagai Presentation (private).
Pending invitations: alamat email eksternal yang telah diundang ke sebuah gamma di workspace Anda tetapi belum mendaftar. Setiap baris menunjukkan gamma yang mereka undang dan siapa yang mengundang mereka.
Untuk menghapus akses tamu, pilih Revoke access pada baris mereka. Ini menghapus akses mereka ke setiap gamma yang mereka undang di workspace dan membatalkan undangan yang belum mereka terima.
Untuk membatalkan undangan tertunda, pilih Revoke pada baris di Pending invitations. Ini membatalkan semua undangan tertunda untuk alamat email tersebut, dan tautan undangan langsung berhenti berfungsi.
🔷 Catatan: Mencabut akses atau undangan tidak melarang seseorang — mereka dapat diundang lagi nanti.
Mengubah peran seseorang
Admin dapat mengonversi orang antar peran sesuai perubahan hubungan:
Anggota ↔ admin memberikan atau menghapus kemampuan mengelola workspace. Akses mereka ke konten tidak berubah. Setiap workspace harus memiliki setidaknya satu admin, dan admin penagihan tidak dapat diturunkan.
Guest → anggota - pilih Invite to workspace pada baris orang tersebut di daftar Guests. Ketika mereka menerima undangan workspace, mereka menjadi anggota dan menggunakan kursi berbayar. Izin file yang ada tidak berubah. Ini berguna, misalnya, ketika kontraktor menjadi karyawan penuh waktu.
Menghapus anggota memberi Anda dua opsi: menghapus semua akses (akses mereka ke workspace dan semua gamma di dalamnya), atau mengonversi mereka menjadi tamu, yang mempertahankan akses mereka ke gamma yang mereka buat atau ditambahkan langsung — mereka kehilangan akses ke sisa workspace, termasuk gamma yang hanya dapat mereka akses melalui folder. Kedua opsi membebaskan kursi berbayar mereka.
Menghapus tamu — pilih Revoke access di daftar Guests. Ini menghapus akses mereka ke semua gamma di workspace Anda dan membatalkan undangan tertunda.
Mengontrol siapa yang dapat mengundang tamu
Admin workspace Enterprise dapat membatasi siapa yang dapat mengundang tamu dengan pengaturan Guest invites, yang ditemukan di Pengaturan → Sharing & access. Pengaturan ini aktif secara default, memungkinkan siapa saja dengan akses penuh ke gamma untuk mengundang orang di luar workspace.
Ketika admin mematikan Guest invites, hanya admin yang dapat mengundang tamu baru. Admin mengundang mereka dengan membagikan gamma - tidak ada tombol Add guest terpisah. Jika anggota mencoba mengundang orang baru saat pengaturan dimatikan, panel berbagi menjelaskan bahwa hanya admin workspace yang dapat mengundang orang baru dari luar workspace.
🔷 Catatan: Pembatasan Guest invites tersedia di paket Enterprise.
Bagaimana ini memengaruhi berbagi tautan
Mematikan Guest invites juga mematikan pengaturan link sharing workspace dan menguncinya selama undangan tamu dimatikan. Ini mencegah orang menggunakan URL "siapa saja dengan tautan" baru untuk mengakali pembatasan undangan. Berbagi tautan tetap mati sampai admin sengaja mengaktifkannya kembali.
Akses yang ada tetap berlaku
Mematikan undangan tamu tidak mencabut akses yang ada, membatalkan undangan, atau menonaktifkan tautan publik yang ada:
Guests mempertahankan akses mereka. Anggota masih dapat membagikan gamma tambahan dengan mereka.
Pending invitations masih berfungsi sampai admin mencabutnya dari Pending invitations.
Public links tetap berfungsi. Jika tautan memungkinkan pengeditan atau komentar, seseorang yang membukanya masih dapat menjadi tamu.
Saat Anda mematikan pengaturan, Gamma menunjukkan berapa banyak gamma yang memiliki tautan publik yang ada. Admin Enterprise dapat melihat dan mencabut tautan publik di Pengaturan → Public links.
FAQ & Masalah Umum
Apakah tamu dihitung sebagai kursi berbayar?
Tidak, tamu tidak menggunakan kursi berbayar. Hanya anggota yang menggunakan kursi berbayar.
Mengonversi tamu menjadi anggota menggunakan satu kursi. Menghapus anggota atau mengonversinya menjadi tamu membebaskan satu kursi.
Apakah tamu dapat mengakses folder atau templat?
Tamu tidak dapat ditambahkan ke folder atau menelusuri struktur folder atau perpustakaan templat Anda.
Tamu tidak dapat membuat gamma di workspace, jadi mereka tidak dapat membuat dari templat. Mereka hanya dapat melihat templat yang dibagikan langsung kepada mereka.
Apa perbedaan antara menghapus seseorang dan menonaktifkan akunnya?
Menghapus (dari Pengaturan → Anggota) mengeluarkan seseorang dari workspace Anda. Anda dapat menghapus semua akses mereka, atau mengonversi mereka menjadi tamu untuk mempertahankan akses mereka ke gamma yang mereka buat atau diundang langsung.
Menonaktifkan tersedia di workspace Enterprise dengan SCIM. Menonaktifkan seseorang melalui SCIM menonaktifkan akunnya sepenuhnya dan mengeluarkannya dari workspace Anda. Tidak ada tindakan nonaktif terpisah di produk.
Apakah tamu harus masuk dengan SSO?
Jika workspace Anda mengaktifkan SSO, persyaratan masuk mengikuti domain email, bukan peran.
Tamu dengan email di domain perusahaan Anda yang terverifikasi diwajibkan masuk dengan SSO, sama seperti anggota.
Anggota eksternal dan tamu eksternal, yaitu orang dengan domain email yang tidak diverifikasi oleh organisasi Anda (seperti klien atau kontraktor dengan email sendiri), tidak diwajibkan menggunakan SSO, karena SSO tidak dapat diterapkan pada domain yang tidak diverifikasi.
Seseorang membagikan file dengan orang eksternal sebelum kami membatasi undangan tamu. Apakah mereka masih memiliki akses?
Ya. Pembatasan undangan hanya mencegah tamu baru ditambahkan.
Untuk mencabut akses tamu yang ada, gunakan Revoke access di bagian Guests pada halaman anggota Anda.
Jika mereka belum mendaftar, gunakan Revoke di Pending invitations — tautan undangan mereka tetap berfungsi sampai Anda mencabutnya.
Apa yang terjadi jika kami membatasi undangan tamu di Enterprise, lalu menurunkan paket?
Pembatasan tetap berlaku setelah Anda menurunkan paket.
Anda dapat mengaktifkan kembali undangan tamu dengan paket apa pun. Namun, mematikannya lagi memerlukan Enterprise. Gamma akan memperingatkan Anda sebelum Anda membuat perubahan ini.