Introduction
Les invités permettent aux personnes extérieures à votre équipe, comme les clients, les contractants et les collaborateurs externes, de travailler avec le contenu de votre équipe sans avoir accès à tout votre espace de travail. Cet article explique ce que les invités peuvent faire, comment ils sont ajoutés, et comment les admins peuvent les voir et les contrôler.
🔷 Note : Les invités ont uniquement un accès au niveau des fichiers. Ils doivent être explicitement invités à chaque gamma auquel ils peuvent accéder, et ils ne comptent pas comme des sièges facturables. L'onglet Guests, incluant les invitations en attente et la révocation d'accès, est disponible sur tous les plans. Seule la restriction Guest invites nécessite le plan Enterprise.
Quels sont les rôles dans l'espace de travail ?
Chaque personne associée à votre espace de travail a l'un des trois rôles suivants :
Admins gèrent l'espace de travail lui-même, y compris les personnes, les Paramètres, la sécurité et la Facturation, en plus de tout ce qu'un Membre peut faire.
Membres ont un accès au niveau de l'espace de travail. Ils peuvent créer des gammas, parcourir et rechercher tout ce qui est partagé avec l'espace de travail, et collaborer librement. Les Membres occupent des sièges payants.
Guests ont uniquement un accès au niveau des fichiers. Ils doivent être explicitement invités à chaque gamma auquel ils peuvent accéder. Les gammas ne sont pas hérités de l'espace de travail comme c'est le cas pour les Membres. Les Guests n'occupent pas de sièges payants.
L'accès d'un invité est limité en étendue, pas en capacité : un invité avec un accès éditeur sur un gamma peut faire tout ce qu'un Membre avec accès éditeur peut faire sur ce gamma. Mais les invités ne peuvent pas créer de nouveaux gammas, parcourir les dossiers ou la Bibliothèque de modèles, voir votre liste de Membres, ni accéder aux Paramètres de l'espace de travail. Les invités avec accès complet à un gamma peuvent inviter d'autres personnes, y compris de nouveaux invités, sauf si la restriction Enterprise Guest invites est activée.
Comment les invités sont-ils ajoutés ?
Toute personne ayant un accès complet à un gamma peut y inviter des personnes, y compris des personnes extérieures à votre espace de travail. Le partage est contrôlé par l'accès au gamma, pas par l'appartenance à l'espace de travail.
La suite dépend de si la personne a déjà un compte Gamma :
Ils ont déjà un compte. Ils obtiennent l'accès immédiatement et apparaissent dans la section Guests de votre page Membres.
Ils n'ont pas encore de compte. Ils reçoivent une invitation par email et apparaissent dans Pending invitations jusqu'à leur inscription. Les liens d'invitation n'expirent pas.
Lorsqu'une personne s'inscrit via un lien d'invitation, elle passe de Pending invitations à Guests.
Comment les admins voient-ils et gèrent-ils les invités ?
Les admins (mais pas les Membres) peuvent voir et gérer les invités depuis Paramètres → Membres → Guests. Vous trouverez deux listes :
Guests : tous ceux qui ont un accès invité aux gammas de votre espace de travail. Survolez la ligne d'un invité pour voir à quels gammas il peut accéder. Si un gamma n'est pas partagé avec tout l'espace de travail, son titre est caché et apparaît comme Presentation (private).
Pending invitations : adresses email externes invitées à un gamma dans votre espace de travail mais qui ne se sont pas encore inscrites. Chaque ligne montre les gammas auxquels elles ont été invitées et qui les a invitées.
Pour retirer l'accès d'un invité, sélectionnez Revoke access sur sa ligne. Cela supprime son accès à tous les gammas auxquels il a été invité dans l'espace de travail et annule toutes les invitations non acceptées.
Pour annuler des invitations en attente, sélectionnez Revoke sur une ligne dans Pending invitations. Cela annule toutes les invitations en attente pour cette adresse email, et les liens d'invitation cessent de fonctionner immédiatement.
🔷 Note : Révoquer l'accès ou les invitations ne bannit pas quelqu'un — il peut être invité à nouveau plus tard.
Changer le rôle de quelqu'un
Les admins peuvent convertir les personnes entre rôles selon l'évolution des relations :
Membre ↔ admin accorde ou retire les capacités de gestion de l'espace de travail. Leur accès au contenu ne change pas. Chaque espace de travail doit avoir au moins un admin, et l'admin de facturation ne peut pas être rétrogradé.
Guest → Membre - sélectionnez Invite to workspace sur la ligne de la personne dans la liste Guests. Lorsqu'ils acceptent l'invitation à l'espace de travail, ils deviennent Membres et occupent un siège payant. Leurs permissions de fichiers existantes restent inchangées. Ceci est utile, par exemple, lorsqu'un contractant devient employé à temps plein.
Supprimer un Membre vous offre deux options : supprimer tout accès (leur accès à l'espace de travail et à tous les gammas qu'il contient), ou les convertir en invité, ce qui conserve leur accès aux gammas qu'ils ont créés ou auxquels ils ont été ajoutés directement — ils perdent l'accès au reste de l'espace de travail, y compris aux gammas accessibles uniquement via un dossier. Chaque option libère leur siège payant.
Supprimer un invité — sélectionnez Revoke access dans la liste Guests. Cela supprime leur accès à tous les gammas de votre espace de travail et annule toutes les invitations en attente.
Contrôler qui peut inviter des invités
Les admins des espaces de travail Enterprise peuvent restreindre qui peut inviter des invités avec le paramètre Guest invites, trouvé dans Paramètres → Sharing & access. Il est activé par défaut, permettant à toute personne ayant un accès complet à un gamma d'inviter des personnes extérieures à l'espace de travail.
Lorsqu'un admin désactive Guest invites, seuls les admins peuvent inviter de nouveaux invités. Les admins les invitent en partageant un gamma - il n'y a pas de bouton séparé Add guest. Si un Membre essaie d'inviter quelqu'un de nouveau alors que le paramètre est désactivé, le panneau de partage explique que seuls les admins de l'espace de travail peuvent inviter de nouvelles personnes extérieures à l'espace de travail.
🔷 Note : La restriction Guest invites est disponible sur le plan Enterprise.
Comment cela affecte le partage de liens
Désactiver Guest invites désactive aussi le paramètre link sharing de l'espace de travail et le verrouille tant que les invitations d'invités sont désactivées. Cela empêche les gens d'utiliser de nouveaux URL « anyone with the link » pour contourner la restriction d'invitation. Le partage de liens reste désactivé jusqu'à ce qu'un admin le réactive délibérément.
L'accès existant reste en place
Désactiver les invitations d'invités ne révoque pas l'accès existant, n'annule pas les invitations, ni ne désactive les liens publics existants :
Guests conservent leur accès. Les Membres peuvent toujours partager des gammas supplémentaires avec eux.
Pending invitations fonctionnent toujours jusqu'à ce qu'un admin les révoque depuis Pending invitations.
Public links continuent de fonctionner. Si un lien permet l'édition ou les commentaires, quelqu'un qui l'ouvre peut toujours devenir un invité.
Lorsque vous désactivez le paramètre, Gamma affiche combien de gammas ont des liens publics existants. Les admins Enterprise peuvent voir et révoquer les liens publics dans Paramètres → Public links.
FAQs & Problèmes courants
Les invités comptent-ils comme des sièges facturables ?
Non, les invités n'occupent pas de sièges payants. Seuls les Membres consomment des sièges payants.
Convertir un invité en Membre utilise un siège. Supprimer un Membre ou le convertir en invité libère un siège.
Les invités peuvent-ils accéder aux dossiers ou aux modèles ?
Les invités ne peuvent pas être ajoutés aux dossiers ni parcourir votre structure de dossiers ou la Bibliothèque de modèles.
Les invités ne peuvent pas créer de gammas dans l'espace de travail, donc ils ne peuvent pas générer à partir d'un modèle. Ils peuvent seulement voir un modèle qui leur a été directement partagé.
Quelle est la différence entre supprimer quelqu'un et désactiver son compte ?
Supprimer (depuis Paramètres → Membres) retire quelqu'un de votre espace de travail. Vous pouvez supprimer tout son accès, ou le convertir en invité pour préserver son accès aux gammas qu'il a créés ou auxquels il a été directement invité.
La désactivation est disponible sur les espaces de travail Enterprise avec SCIM. Désactiver quelqu'un via SCIM désactive entièrement son compte et le retire de votre espace de travail. Il n'y a pas d'action de désactivation séparée dans le produit.
Les invités doivent-ils se connecter avec SSO ?
Si votre espace de travail a le SSO activé, les exigences de connexion suivent le domaine email, pas le rôle.
Les invités avec un email sur votre domaine d'entreprise vérifié doivent se connecter avec SSO, tout comme les Membres.
Les Membres externes et les invités externes, c'est-à-dire les personnes dont le domaine email n'est pas vérifié par votre organisation (comme un client ou un contractant avec leur propre email), ne sont pas obligés d'utiliser le SSO, car le SSO ne peut pas être appliqué aux domaines non vérifiés.
Quelqu'un a partagé des fichiers avec une personne externe avant que nous ne restreignions les invitations d'invités. Ont-ils toujours accès ?
Oui. Les restrictions d'invitation empêchent seulement l'ajout de nouveaux invités.
Pour révoquer l'accès d'un invité existant, utilisez Revoke access dans la section Guests de votre page Membres.
S'ils ne se sont pas encore inscrits, utilisez Revoke dans Pending invitations — leurs liens d'invitation fonctionnent toujours jusqu'à révocation.
Que se passe-t-il si nous restreignons les invitations d'invités sur Enterprise, puis que nous rétrogradons ?
La restriction reste en place après la rétrogradation.
Vous pouvez réactiver les invitations d'invités avec n'importe quel plan. Cependant, les désactiver à nouveau nécessite Enterprise. Gamma vous avertit avant de faire ce changement.