Introducción
Los invitados permiten que personas fuera de tu equipo, como clientes, contratistas y colaboradores externos, trabajen con el contenido de tu equipo sin acceder a todo tu espacio de trabajo. Este artículo explica qué pueden hacer los invitados, cómo se agregan y cómo los admins pueden Ver y controlarlos.
🔷 Nota: Los invitados solo tienen acceso a nivel de archivo. Deben ser invitados explícitamente a cada gamma al que puedan acceder y no cuentan como asientos facturables. La pestaña Guests, incluyendo invitaciones pendientes y revocación de acceso, está disponible en todos los planes. Solo la restricción de Guest invites requiere Enterprise.
¿Cuáles son los roles en el espacio de trabajo?
Cada persona asociada a tu espacio de trabajo tiene uno de tres roles:
Admins gestionan el espacio de trabajo, incluyendo personas, Ajustes, seguridad y Facturación, además de todo lo que un Miembro puede hacer.
Miembros tienen acceso a nivel de espacio de trabajo. Pueden crear gammas, navegar y buscar todo lo compartido con el espacio de trabajo y colaborar libremente. Los Miembros ocupan asientos pagados.
Guests solo tienen acceso a nivel de archivo. Deben ser invitados explícitamente a cada gamma al que puedan acceder. Los gammas no se heredan del espacio de trabajo como para los Miembros. Los Guests no ocupan asientos pagados.
El acceso de un guest está limitado en alcance, no en capacidad: un guest con acceso de editor en un gamma puede hacer todo lo que un Miembro con acceso de editor puede hacer en ese gamma. Pero los guests no pueden crear nuevos gammas, navegar Carpetas o la Biblioteca de plantillas, ver tu lista de Miembros ni acceder a los Ajustes del espacio de trabajo. Los guests con acceso completo a un gamma pueden invitar a otros, incluidos nuevos guests, a menos que la restricción de Guest invites de Enterprise esté activada.
¿Cómo se agregan los guests?
Cualquier persona con acceso completo a un gamma puede invitar a personas, incluso fuera de tu espacio de trabajo. Compartir depende del acceso al gamma, no de la membresía del espacio de trabajo.
Lo que sucede después depende de si la persona ya tiene una cuenta Gamma:
Ya tienen una cuenta. Obtienen acceso inmediatamente y aparecen en la sección Guests de tu página de Miembros.
No tienen cuenta aún. Reciben una invitación por correo electrónico y aparecen en Pending invitations hasta que se registren. Los enlaces de invitación no expiran.
Cuando alguien se registra a través de un enlace de invitación, pasa de Pending invitations a Guests.
¿Cómo ven y gestionan los admins a los guests?
Los admins (pero no los Miembros) pueden Ver y gestionar a los guests desde Ajustes → Miembros → Guests. Encontrarás dos listas:
Guests: todos los que tienen acceso de guest a gammas en tu espacio de trabajo. Pasa el cursor sobre la fila de un guest para ver a qué gammas puede acceder. Si un gamma no está compartido con todo el espacio de trabajo, su título se oculta y aparece como Presentation (private).
Pending invitations: direcciones de correo externas invitadas a un gamma en tu espacio de trabajo pero que aún no se han registrado. Cada fila muestra los gammas a los que fueron invitados y quién los invitó.
Para eliminar el acceso de un guest, selecciona Revoke access en su fila. Esto elimina su acceso a todos los gammas a los que fue invitado en el espacio de trabajo y cancela cualquier invitación pendiente.
Para cancelar invitaciones pendientes, selecciona Revoke en una fila de Pending invitations. Esto cancela todas las invitaciones pendientes para esa dirección de correo y los enlaces de invitación dejan de funcionar inmediatamente.
🔷 Nota: Revocar acceso o invitaciones no prohíbe a alguien; pueden ser invitados nuevamente más tarde.
Cambiar el rol de alguien
Los admins pueden convertir personas entre roles según cambien las relaciones:
Miembro ↔ admin otorga o elimina habilidades de gestión del espacio de trabajo. Su acceso al contenido no cambia. Cada espacio de trabajo debe tener al menos un admin, y el admin de facturación no puede ser degradado.
Guest → Miembro - selecciona Invite to workspace en la fila de la persona en la lista de Guests. Cuando aceptan la invitación al espacio de trabajo, se convierten en Miembros y ocupan un asiento pagado. Sus permisos de archivo existentes no cambian. Esto es útil, por ejemplo, cuando un contratista se convierte en empleado a tiempo completo.
Eliminar un Miembro te da dos opciones: eliminar todo acceso (al espacio de trabajo y a todos los gammas) o convertirlo en guest, lo que mantiene su acceso a gammas que creó o a los que fue agregado directamente, pero pierde acceso al resto del espacio, incluidos gammas accesibles solo a través de una Carpeta. Cualquiera de las opciones libera su asiento pagado.
Eliminar un guest — selecciona Revoke access en la lista de Guests. Esto elimina su acceso a todos los gammas en tu espacio de trabajo y cancela cualquier invitación pendiente.
Controlar quién puede invitar a guests
Los admins de espacios Enterprise pueden restringir quién puede invitar a guests con el ajuste Guest invites, que se encuentra en Ajustes → Sharing & access. Está activado por defecto, permitiendo que cualquiera con acceso completo a un gamma invite a personas fuera del espacio de trabajo.
Cuando un admin desactiva Guest invites, solo los admins pueden invitar nuevos guests. Los admins los invitan compartiendo un gamma; no hay un botón separado de Add guest. Si un Miembro intenta invitar a alguien nuevo mientras el ajuste está desactivado, el panel de compartir explica que solo los admins del espacio pueden invitar a personas externas.
🔷 Nota: La restricción de Guest invites está disponible en el plan Enterprise.
Cómo afecta esto al compartir enlaces
Desactivar Guest invites también desactiva el ajuste de link sharing del espacio y lo bloquea mientras las invitaciones de guests estén desactivadas. Esto impide que las personas usen nuevas URLs "cualquiera con el enlace" para evadir la restricción de invitación. El compartir enlaces permanece desactivado hasta que un admin lo reactive deliberadamente.
El acceso existente permanece
Desactivar las invitaciones de guests no revoca el acceso existente, cancela invitaciones ni desactiva enlaces públicos existentes:
Los Guests mantienen su acceso. Los Miembros aún pueden compartir gammas adicionales con ellos.
Las Pending invitations siguen funcionando hasta que un admin las revoque desde Pending invitations.
Los Public links siguen funcionando. Si un enlace permite editar o comentar, quien lo abra aún puede convertirse en guest.
Cuando desactivas el ajuste, Gamma muestra cuántos gammas tienen enlaces públicos existentes. Los admins Enterprise pueden Ver y revocar enlaces públicos en Ajustes → Public links.
Preguntas frecuentes y problemas comunes
¿Los guests cuentan como asientos facturables?
No, los guests no ocupan asientos pagados. Solo los Miembros consumen asientos pagados.
Convertir un guest en Miembro usa un asiento. Eliminar un Miembro o convertirlo en guest libera uno.
¿Pueden los guests acceder a Carpetas o plantillas?
Los guests no pueden ser agregados a Carpetas ni navegar tu estructura de Carpetas o Biblioteca de plantillas.
Los guests no pueden crear gammas en el espacio de trabajo, por lo que no pueden generar desde una plantilla. Solo pueden Ver una plantilla que se les haya compartido directamente.
¿Cuál es la diferencia entre eliminar a alguien y desprovisionar su cuenta?
Eliminar (desde Ajustes → Miembros) saca a alguien de tu espacio de trabajo. Puedes eliminar todo su acceso o convertirlo en guest para preservar su acceso a gammas que creó o a los que fue invitado directamente.
Desprovisionar está disponible en espacios Enterprise con SCIM. Desprovisionar a alguien vía SCIM desactiva su cuenta completamente y lo elimina de tu espacio. No hay una acción separada para desactivar en el producto.
¿Los guests deben iniciar sesión con SSO?
Si tu espacio tiene SSO activado, los requisitos de inicio de sesión siguen el dominio del correo, no el rol.
Los guests con un correo en tu dominio verificado de empresa deben iniciar sesión con SSO, igual que los Miembros.
Los Miembros externos y guests externos, es decir, personas cuyo dominio de correo no está verificado por tu organización (como un cliente o contratista con su propio correo), no están obligados a usar SSO, ya que no se puede aplicar SSO en dominios no verificados.
Alguien compartió archivos con una persona externa antes de que restringiéramos las invitaciones de guests. ¿Aún tienen acceso?
Sí. Las restricciones de invitación solo impiden que se agreguen nuevos guests.
Para revocar el acceso de un guest existente, usa Revoke access en la sección de Guests de tu página de Miembros.
Si aún no se han registrado, usa Revoke en Pending invitations; sus enlaces de invitación seguirán funcionando hasta que los revoques.
¿Qué pasa si restringimos las invitaciones de guests en Enterprise y luego hacemos downgrade?
La restricción permanece después del downgrade.
Puedes volver a activar las invitaciones de guests con cualquier plan. Sin embargo, desactivarlas de nuevo requiere Enterprise. Gamma te avisa antes de hacer este cambio.