Einführung
Gruppen sind benannte Sets von workspace Mitgliedern, die das Teilen mit einem ganzen Team auf einmal erleichtern. Anstatt Teammitglieder einzeln zu einem Ordner oder gamma hinzuzufügen, teilen Sie mit der Gruppe, und alle darin erhalten Zugriff. Wenn jemand der Gruppe beitritt oder sie verlässt, wird der Zugriff automatisch aktualisiert.
🔷 Hinweis: Das Erstellen und Bearbeiten von Gruppen ist im Enterprise-Plan enthalten. Jedes aktive workspace Mitglied kann Gruppen sehen, aber nur Enterprise-Arbeitsbereiche können sie erstellen, bearbeiten oder löschen.
Was ist eine Gruppe?
Eine Gruppe ist ein benanntes Set von Mitgliedern aus Ihrem workspace. Ein paar Dinge, die Sie wissen sollten:
Gruppen gehören zu einem einzelnen workspace und können nicht workspace-übergreifend sein.
Nur aktive workspace Mitglieder können in einer Gruppe sein. Personen außerhalb Ihres workspace können nicht hinzugefügt werden.
Gruppennamen müssen innerhalb des workspace eindeutig sein und sind nicht case-sensitiv, daher zählen „Design“ und „design“ als derselbe Name.
Jede Gruppe hat ein Type-Abzeichen in der Gruppenliste. Gruppen, die Sie in Gamma erstellen, sind User-managed, was bedeutet, dass sie von ihren Managern verwaltet werden.
Jeder in einer Gruppe hat eine von zwei Rollen:
Manager: Kann die Gruppe umbenennen, Mitglieder hinzufügen und entfernen, Rollen ändern und die Gruppe löschen.
Member: Gehört zur Gruppe und erhält den Zugriff, der mit ihr geteilt wird, kann die Gruppe aber nicht bearbeiten.
🌀 Insight: Wenn jemand aus Ihrem workspace entfernt oder deaktiviert wird, verschwindet diese Person aus allen Gruppen, in denen sie war, zählt nicht mehr als Manager und verliert jeglichen Zugriff, den sie über diese Gruppen hatte. Gruppenmanager müssen nichts tun.
Teilen mit einer Gruppe
Teilen Sie einen Ordner mit einer Gruppe
Öffnen Sie das share panel des Ordners.
Suchen Sie die Gruppe nach Namen.
Wählen Sie eine Zugriffsebene: Full access, Edit, Comment oder View. Dies sind dieselben Ebenen, die Sie für Personen verwenden.
Jeder in der Gruppe erhält diesen Zugriff auf den Ordner und alles darin.
🔷 Hinweis: Ein Ordner benötigt weiterhin mindestens eine Person mit Full access. Das Gewähren von Full access an eine Gruppe allein erfüllt diese Anforderung nicht.
Teilen Sie ein einzelnes gamma mit einer Gruppe
Fügen Sie im share panel eines gammas die Gruppe direkt hinzu und wählen Sie Full access, Edit, Comment oder View.
Wenn das gamma in einem Ordner liegt, der bereits mit der Gruppe geteilt wird, wird die Zeile der Gruppe als inherited vom Ordner angezeigt. Sie können der Gruppe auf diesem gamma ein höheres Level geben, aber nicht niedriger als das, was sie vom Ordner erbt.
Zugriff folgt automatisch der Mitgliedschaft
Fügen Sie jemanden zu einer Gruppe hinzu, und er erhält sofort Zugriff auf alles, was mit der Gruppe geteilt wird.
Entfernen Sie jemanden, verliert er sofort diesen Zugriff.
Besitzer von Ordnern und gammas müssen nichts erneut teilen.
Inhalte, auf die jemand nur über eine Gruppe zugreifen kann, erscheinen in seinen Suchergebnissen und Ordnerlisten wie alles andere, auf das er Zugriff hat.
💎 Profi-Tipp: Wenn jemand gerade zu einer Gruppe hinzugefügt wurde und ein gamma, das er bereits geöffnet hatte, noch nicht bearbeiten kann, lassen Sie ihn die Seite neu laden. Ein bereits geöffneter Editor kann ein paar Minuten brauchen, um die Änderung zu übernehmen.
Sehen Sie, wer in einer Gruppe ist, im share panel
Klicken Sie auf den Namen einer Gruppe (oder das members icon) in ihrer Zeile im share panel eines Ordners oder gammas, um die Mitgliederliste zu öffnen.
Wenn Sie nur View-Zugriff auf ein gamma haben, erscheinen Gruppen, denen Sie angehören, als A group you’re in, ohne den Namen der Gruppe oder die Mitgliederliste. Gruppen, denen Sie nicht angehören, werden nicht angezeigt.
Wer kann mit einer Gruppe teilen
Jedes workspace Mitglied mit Full access zu einem Ordner oder gamma kann diesen mit jeder Gruppe im workspace teilen. Sie müssen kein Mitglied der Gruppe sein, um mit ihr zu teilen.
Gruppen verwalten
Gehen Sie zu Einstellungen > Mitglieder > Gruppen. Der Gruppen-Tab befindet sich neben Active members, Invitations und Guests. Jedes aktive workspace Mitglied kann diesen Tab öffnen und jede Gruppe sowie deren Mitglieder sehen. Gäste können das nicht.
Die Gruppenliste zeigt den Name, Mitglieder (Avatare und Anzahl) und Type jeder Gruppe. Sie können nach Namen suchen, sortieren und mehr laden.
Erstellen Sie eine Gruppe
Klicken Sie oben rechts auf Create group.
Geben Sie einen Namen ein, zum Beispiel „Design team“, und fügen Sie optional Mitglieder aus Ihrem workspace hinzu.
Klicken Sie auf Create group.
Die Person, die die Gruppe erstellt, wird automatisch deren erster Manager. Jeder, der bei der Erstellung hinzugefügt wird, ist ein reguläres Member.
🔷 Hinweis: Sie erhalten eine Fehlermeldung, wenn der Name leer ist, länger als 250 Zeichen oder bereits in Ihrem workspace verwendet wird.
Öffnen Sie eine Gruppe
Klicken Sie auf die Zeile einer Gruppe, um sie zu öffnen. Sie sehen zwei Tabs:
Mitglieder: Die Mitgliederliste mit Namen, E-Mails, einem (you)-Marker und einem Manager-Abzeichen sowie einem Suchfeld Add members.
Einstellungen: Benennen Sie die Gruppe um.
Manager sehen auch ein Drei-Punkte-Menü (…) mit Umbenennen und Gruppe löschen.
Mitglieder hinzufügen
Auf der Registerkarte Mitglieder geben Sie im Feld Mitglieder hinzufügen einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein und wählen die Person aus. Es erscheinen nur aktive Workspace-Mitglieder. Das Hinzufügen einer Person, die bereits in der Gruppe ist, hat keine Wirkung.
Manager ernennen oder entfernen
Fahren Sie mit der Maus über die Zeile eines Mitglieds und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (…), dann wählen Sie Zum Manager machen oder Als Manager entfernen.
🔷 Hinweis: Eine Gruppe muss immer mindestens einen Manager haben, daher können Sie den letzten Manager nicht herabstufen. Ernennen Sie zuerst jemand anderen.
Mitglied entfernen oder Gruppe verlassen
Fahren Sie mit der Maus über die Zeile eines Mitglieds und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (…), dann wählen Sie Aus Gruppe entfernen. Bei Ihrer eigenen Zeile heißt die Option Gruppe verlassen. Wenn Sie Manager sind, können Sie nur gehen, wenn ein anderer Manager verbleibt.
Gruppe umbenennen
Auf der Registerkarte Einstellungen bearbeiten Sie den Gruppennamen und klicken auf Speichern oder drücken Enter. Die gleichen Einzigartigkeits- und Längenregeln gelten wie bei der Erstellung einer Gruppe.
Gruppe löschen
Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü (…), klicken Sie auf Gruppe löschen und bestätigen Sie.
Das Löschen einer Gruppe entfernt die Gruppe, ihre Mitgliederliste und alle Shares, die auf Ordner und Gammas verweisen. Mitglieder behalten jeden individuellen oder gruppenbezogenen Zugriff. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.
🌀 Erkenntnis: Es gibt keine Archiv- oder Deaktivierungsoption für Gruppen. Wenn Sie eine Gruppe auflösen, aber ihre Shares behalten möchten, ziehen Sie in Betracht, Mitglieder zu entfernen statt sie zu löschen.
Wer kann Gruppen verwalten?
Aktion | Gruppenmanager | Gruppenmitglied | Anderes Workspace-Mitglied | Workspace-Administrator | Gast |
Siehe die Registerkarte Gruppen, Gruppen und deren Mitglieder | Ja | Ja | Ja | Ja | Nein |
Gruppe erstellen | Ja | Ja | Ja | Ja | Nein |
Umbenennen, Mitglieder hinzufügen oder entfernen, Rollen ändern oder Gruppe löschen | Ja | Nein | Nein | Nur wenn sie Manager dieser Gruppe sind | Nein |
Einen Ordner oder Gamma mit einer Gruppe teilen | Ja* | Ja* | Ja* | Ja* | Nein |
*Erfordert Vollzugriff auf diesen Ordner oder Gamma, genauso wie beim Teilen mit Personen.
Kurz gesagt: Wer eine Gruppe erstellt, wird deren Manager, und Manager können andere Mitglieder zu Managern ernennen. Ein Workspace-Administrator kann eine Gruppe, die er nicht verwaltet, nicht bearbeiten.
Gruppen und Ihr Plan
Das Erstellen und Bearbeiten von Gruppen erfordert den Enterprise-Plan. In anderen Plänen zeigt die Registerkarte Groups ein Banner mit der Aufschrift Groups are included with our Enterprise plan und einem Upgrade plan-Button, und Gruppen öffnen sich mit einem Read-only-Badge.
Wenn Ihr Workspace vom Enterprise-Plan weggeht, funktionieren bestehende Gruppen weiterhin:
Die Registerkarte Groups sowie jede Gruppe und Mitgliederliste bleiben sichtbar.
Alles, was bereits mit einer Gruppe geteilt wurde, bleibt geteilt. Niemand verliert den Zugriff.
Im share-Panel können Sie weiterhin die Zugriffsebene einer Gruppe ändern, die bereits auf einem Ordner oder Gamma ist, oder sie entfernen.
Sie können keine Gruppen erstellen, umbenennen, bearbeiten oder löschen, und Gruppen erscheinen nicht mehr, wenn Sie im share-Panel nach etwas Neuem zum Teilen suchen.
FAQs & Häufige Probleme
Ich sehe keine Registerkarte Groups.
Gäste können die Registerkarte Groups nicht sehen. Wenn Sie Mitglied des Workspaces sind und sie trotzdem nicht sehen, wenden Sie sich an den Support.
Der Button Create group zeigt Upgrade an.
Ihr Workspace ist nicht im Enterprise-Plan. Bestehende Gruppen funktionieren weiterhin, aber das Erstellen und Bearbeiten von Gruppen erfordert Enterprise.
Ich kann keine Personen hinzufügen oder entfernen oder die Gruppe umbenennen.
Nur die Manager einer Gruppe können sie bearbeiten. Bitten Sie einen Manager, Sie zum Manager zu machen.
Wenn Ihr Workspace nicht auf Enterprise ist, sind Gruppen schreibgeschützt.
Ich kann mich nicht aus der Gruppe entfernen oder jemand anderen statt eines Managers als Mitglied hinzufügen.
Sie sind der letzte Manager der Gruppe. Ernennen Sie zuerst ein anderes Mitglied zum Manager.
Ich sehe „Eine Gruppe mit diesem Namen existiert bereits.“
Gruppennamen müssen innerhalb eines Workspaces eindeutig sein und sind nicht case-sensitiv. Wählen Sie einen anderen Namen.
Ich habe jemanden zu einer Gruppe hinzugefügt, aber er kann eine geöffnete Gamma nicht bearbeiten.
Bitten Sie ihn, die Seite neu zu laden. Ein bereits geöffneter Editor kann bis zu ein paar Minuten brauchen, um die Änderung zu übernehmen.
Jemand hat unser Unternehmen verlassen, erscheint aber immer noch in der Gruppe eines Ordners.
Deaktivierte Workspace-Mitglieder sind in Gruppen verborgen und verlieren automatisch den Gruppen-Zugriff. Wenn sie noch erscheinen, prüfen Sie, ob sie tatsächlich unter Einstellungen > Mitglieder deaktiviert wurden.
Wir haben eine Gruppe gelöscht und Leute haben den Zugriff verloren.
Das ist zu erwarten. Das Löschen einer Gruppe entfernt jede Freigabe, die darauf verwies. Teilen Sie die Inhalte erneut mit Einzelpersonen oder einer neuen Gruppe.
Kann ich eine Gruppe archivieren statt löschen?
Nein. Löschen ist die einzige Option. Um die Freigaben beizubehalten, entfernen Sie stattdessen Mitglieder.
Kann eine Gamma mit einer Gruppe auf einem niedrigeren Level als ihr Ordner geteilt werden?
Nein. Der Ordnerzugriff ist das Minimum. Senken Sie das Level der Gruppe im Ordner oder verschieben Sie die Gamma in einen anderen Ordner.
Können Personen außerhalb unseres Workspaces in einer Gruppe sein?
Nein. Gruppen enthalten nur Workspace-Mitglieder. Gäste können nicht zu Gruppen hinzugefügt werden und können sie nicht sehen.
Können wir Gruppen von unserem Identity Provider synchronisieren?
Noch nicht. Gruppen werden derzeit in Gamma erstellt und verwaltet.