Einführung
Gäste ermöglichen es Personen außerhalb Ihres Teams, wie Kunden, Auftragnehmern und externen Mitarbeitern, mit den Inhalten Ihres Teams zu arbeiten, ohne Zugriff auf den gesamten Arbeitsbereich zu erhalten. Dieser Artikel erklärt, was Gäste tun können, wie sie hinzugefügt werden und wie Admins sie sehen und steuern können.
🔷 Hinweis: Gäste haben nur Datei-Ebene-Zugriff. Sie müssen explizit zu jedem Gamma eingeladen werden, auf das sie zugreifen können, und zählen nicht als bezahlte Plätze. Der Guests-Tab, einschließlich ausstehender Einladungen und Widerruf des Zugriffs, ist in allen Plänen verfügbar. Nur die Einschränkung Guest invites erfordert Enterprise.
Was sind die Rollen im Arbeitsbereich?
Jede Person, die mit Ihrem Arbeitsbereich verbunden ist, hat eine von drei Rollen:
Admins verwalten den Arbeitsbereich selbst, einschließlich Personen, Einstellungen, Sicherheit und Abrechnung, zusätzlich zu allem, was ein Mitglied tun kann.
Mitglieder haben Zugriff auf Arbeitsbereichsebene. Sie können Gammas erstellen, alles durchsuchen und durchsuchen, was mit dem Arbeitsbereich geteilt wird, und frei zusammenarbeiten. Mitglieder belegen bezahlte Plätze.
Gäste haben nur Datei-Ebene-Zugriff. Sie müssen explizit zu jedem Gamma eingeladen werden, auf das sie zugreifen können. Gammas werden nicht vom Arbeitsbereich vererbt wie bei Mitgliedern. Gäste belegen keine bezahlten Plätze.
Der Zugriff eines Gastes ist im Umfang begrenzt, nicht in den Fähigkeiten: Ein Gast mit Bearbeitungszugriff auf ein Gamma kann alles tun, was ein Mitglied mit Bearbeitungszugriff auf diesem Gamma tun kann. Aber Gäste können keine neuen Gammas erstellen, keine Ordner oder die Vorlagenbibliothek durchsuchen, Ihre Mitgliederliste sehen oder auf die Einstellungen des Arbeitsbereichs zugreifen. Gäste mit vollständigem Zugriff auf ein Gamma können andere dazu einladen, einschließlich neuer Gäste, sofern die Enterprise-Einschränkung für Gästeinladungen nicht aktiviert ist.
Wie werden Gäste hinzugefügt?
Jeder mit vollständigem Zugriff auf ein Gamma kann Personen dazu einladen, einschließlich Personen außerhalb Ihres Arbeitsbereichs. Das Teilen wird durch den Zugriff auf das Gamma gesteuert, nicht durch die Mitgliedschaft im Arbeitsbereich.
Was als Nächstes passiert, hängt davon ab, ob die Person bereits ein Gamma-Konto hat:
Sie haben bereits ein Konto. Sie erhalten sofort Zugriff und erscheinen im Guests-Abschnitt Ihrer Mitgliederseite.
Sie haben noch kein Konto. Sie erhalten eine E-Mail-Einladung und erscheinen unter Pending invitations, bis sie sich anmelden. Einladung Links verfallen nicht.
Wenn sich jemand über einen Einladungslink anmeldet, wird er von Pending invitations zu Guests verschoben.
Wie sehen und verwalten Admins Gäste?
Admins (aber nicht Mitglieder) können Gäste unter Einstellungen → Mitglieder → Guests ansehen und verwalten. Sie finden zwei Listen:
Guests: alle, die Gastzugang zu Gammas in Ihrem Arbeitsbereich haben. Fahren Sie mit der Maus über die Zeile eines Gastes, um zu sehen, auf welche Gammas sie zugreifen können. Wenn ein Gamma nicht mit dem gesamten Arbeitsbereich geteilt wird, ist dessen Titel verborgen und erscheint als Presentation (private).
Pending invitations: externe E-Mail-Adressen, die zu einem Gamma in Ihrem Arbeitsbereich eingeladen wurden, sich aber noch nicht angemeldet haben. Jede Zeile zeigt die Gammas, zu denen sie eingeladen wurden, und wer sie eingeladen hat.
Um den Zugriff eines Gastes zu entfernen, wählen Sie Zugriff widerrufen in seiner Zeile. Dies entfernt den Zugriff auf alle Gammas, zu denen er im Arbeitsbereich eingeladen wurde, und storniert alle Einladungen, die er noch nicht angenommen hat.
Um ausstehende Einladungen zu stornieren, wählen Sie Widerrufen in einer Zeile unter Pending invitations. Dies storniert alle ausstehenden Einladungen für diese E-Mail-Adresse, und die Einladungslinks funktionieren sofort nicht mehr.
🔷 Hinweis: Das Widerrufen von Zugriff oder Einladungen bannt jemanden nicht – sie können später erneut eingeladen werden.
Die Rolle einer Person ändern
Admins können Personen je nach Beziehung zwischen den Rollen wechseln lassen:
Mitglied ↔ Admin gewährt oder entzieht Verwaltungsrechte für den Arbeitsbereich. Ihr Zugriff auf Inhalte ändert sich nicht. Jeder Arbeitsbereich muss mindestens einen Admin haben, und der Abrechnungs-Admin kann nicht degradiert werden.
Gast → Mitglied – wählen Sie Invite to workspace in der Zeile der Person in der Guests-Liste. Wenn sie die Einladung zum Arbeitsbereich annehmen, werden sie Mitglied und belegen einen bezahlten Platz. Ihre bestehenden Dateiberechtigungen bleiben unverändert. Dies ist nützlich, wenn z. B. ein Auftragnehmer Vollzeitmitarbeiter wird.
Ein Mitglied entfernen gibt Ihnen zwei Optionen: Alle Zugriffe entfernen (Zugriff auf den Arbeitsbereich und alle Gammas darin) oder sie in einen Gast umwandeln, was ihren Zugriff auf Gammas, die sie erstellt haben oder zu denen sie direkt hinzugefügt wurden, beibehält – sie verlieren den Zugriff auf den Rest des Arbeitsbereichs, einschließlich Gammas, auf die sie nur über einen Ordner zugreifen konnten. Beide Optionen geben ihren bezahlten Platz frei.
Gast entfernen – wählen Sie Zugriff widerrufen in der Guests-Liste. Dies entfernt ihren Zugriff auf alle Gammas in Ihrem Arbeitsbereich und storniert alle ausstehenden Einladungen.
Steuerung, wer Gäste einladen kann
Admins von Enterprise-Arbeitsbereichen können mit der Einstellung Guest invites, zu finden unter Einstellungen → Sharing & access, einschränken, wer Gäste einladen darf. Standardmäßig ist sie aktiviert, sodass jeder mit vollständigem Zugriff auf ein Gamma Personen außerhalb des Arbeitsbereichs einladen kann.
Wenn ein Admin Guest invites deaktiviert, können nur Admins neue Gäste einladen. Admins laden sie ein, indem sie ein Gamma teilen – es gibt keinen separaten Add guest-Button. Wenn ein Mitglied versucht, jemanden einzuladen, während die Einstellung deaktiviert ist, erklärt das Freigabefenster, dass nur Arbeitsbereichsadmins neue Personen von außerhalb einladen können.
🔷 Hinweis: Die Einschränkung Guest invites ist im Enterprise-Plan verfügbar.
Wie sich das auf das Teilen von Links auswirkt
Das Deaktivieren von Guest invites deaktiviert auch die link sharing-Einstellung des Arbeitsbereichs und sperrt sie, solange Gästeinladungen deaktiviert sind. Dies verhindert, dass Personen neue "jeder mit dem Link"-URLs verwenden, um die Einladungseinschränkung zu umgehen. Das Teilen von Links bleibt deaktiviert, bis ein Admin es absichtlich wieder aktiviert.
Bestehender Zugriff bleibt bestehen
Das Deaktivieren von Gästeinladungen widerruft keinen bestehenden Zugriff, storniert keine Einladungen und deaktiviert keine bestehenden öffentlichen Links:
Gäste behalten ihren Zugriff. Mitglieder können weiterhin zusätzliche Gammas mit ihnen teilen.
Pending invitations funktionieren weiterhin, bis ein Admin sie unter Pending invitations widerruft.
Public links funktionieren weiterhin. Wenn ein Link Bearbeitungs- oder Kommentierungsrechte erlaubt, kann jemand, der ihn öffnet, weiterhin Gast werden.
Wenn Sie die Einstellung deaktivieren, zeigt Gamma an, wie viele Gammas bestehende öffentliche Links haben. Enterprise-Admins können öffentliche Links unter Einstellungen → Public links ansehen und widerrufen.
FAQs & Häufige Probleme
Zählen Gäste als bezahlte Plätze?
Nein, Gäste belegen keine bezahlten Plätze. Nur Mitglieder belegen bezahlte Plätze.
Das Umwandeln eines Gastes in ein Mitglied belegt einen Platz. Das Entfernen eines Mitglieds oder das Umwandeln in einen Gast gibt einen Platz frei.
Haben Gäste Zugriff auf Ordner oder Vorlagen?
Gäste können nicht zu Ordnern hinzugefügt werden und können Ihre Ordnerstruktur oder Vorlagenbibliothek nicht durchsuchen.
Gäste können keine Gammas im Arbeitsbereich erstellen, daher können sie keine Vorlagen generieren. Sie können nur eine Vorlage ansehen, die ihnen direkt geteilt wurde.
Was ist der Unterschied zwischen dem Entfernen einer Person und dem Deprovisioning ihres Kontos?
Das Entfernen (unter Einstellungen → Mitglieder) entfernt jemanden aus Ihrem Arbeitsbereich. Sie können alle Zugriffe entfernen oder sie in einen Gast umwandeln, um ihren Zugriff auf Gammas zu erhalten, die sie erstellt haben oder zu denen sie direkt eingeladen wurden.
Deprovisioning ist in Enterprise-Arbeitsbereichen mit SCIM verfügbar. Das Deprovisioning über SCIM deaktiviert das Konto vollständig und entfernt die Person aus Ihrem Arbeitsbereich. Es gibt keine separate Deaktivierungsaktion im Produkt.
Müssen Gäste sich mit SSO anmelden?
Wenn Ihr Arbeitsbereich SSO aktiviert hat, folgen die Anmeldeanforderungen der E-Mail-Domain, nicht der Rolle.
Gäste mit einer E-Mail auf Ihrer verifizierten Unternehmensdomain müssen sich mit SSO anmelden, genau wie Mitglieder.
Externe Mitglieder und externe Gäste, also Personen mit einer E-Mail-Domain, die nicht von Ihrer Organisation verifiziert ist (z. B. ein Kunde oder Auftragnehmer mit eigener E-Mail), müssen SSO nicht verwenden, da SSO auf nicht verifizierten Domains nicht durchgesetzt werden kann.
Jemand hat Dateien mit einer externen Person geteilt, bevor wir Gästeinladungen eingeschränkt haben. Haben sie noch Zugriff?
Ja. Einladungseinschränkungen verhindern nur, dass neue Gäste hinzugefügt werden.
Um den Zugriff eines bestehenden Gastes zu widerrufen, verwenden Sie Zugriff widerrufen im Guests-Abschnitt Ihrer Mitgliederseite.
Wenn sie sich noch nicht angemeldet haben, verwenden Sie Widerrufen unter Pending invitations – ihre Einladungslinks funktionieren weiter, bis Sie sie widerrufen.
Was passiert, wenn wir Gästeinladungen bei Enterprise einschränken und dann downgraden?
Die Einschränkung bleibt nach dem Downgrade bestehen.
Sie können Gästeinladungen mit jedem Plan wieder aktivieren. Das Deaktivieren erfordert jedoch Enterprise. Gamma warnt Sie, bevor Sie diese Änderung vornehmen.