Introdução
Convidados permitem que pessoas fora da sua equipe, como clientes, contratados e colaboradores externos, trabalhem com o conteúdo da sua equipe sem ter acesso a todo o seu workspace. Este artigo explica o que convidados podem fazer, como são adicionados e como admins podem vê-los e controlá-los.
🔷 Nota: Convidados têm acesso apenas a nível de arquivo. Eles devem ser explicitamente convidados para cada gamma que podem acessar e não ocupam assentos pagos. A aba Guests, incluindo convites pendentes e revogação de acesso, está disponível em todos os planos. Apenas a restrição Guest invites requer o plano Enterprise.
Quais são os papéis no workspace?
Cada pessoa associada ao seu workspace tem um dos três papéis:
Admins gerenciam o workspace em si, incluindo pessoas, Configurações, segurança e Cobrança, além de tudo que um Membro pode fazer.
Membros têm acesso ao nível do workspace. Eles podem criar gammas, navegar e buscar tudo que é compartilhado no workspace e colaborar livremente. Membros ocupam assentos pagos.
Guests têm acesso apenas a nível de arquivo. Eles devem ser explicitamente convidados para cada gamma que podem acessar. Gammas não são herdados do workspace como para Membros. Guests não ocupam assentos pagos.
O acesso de um convidado é limitado em escopo, não em capacidade: um convidado com acesso de editor em um gamma pode fazer tudo que um Membro com acesso de editor pode fazer naquele gamma. Mas convidados não podem criar novos gammas, navegar por Pastas ou pela Biblioteca de modelos, ver sua lista de Membros ou acessar Configurações do workspace. Convidados com acesso total a um gamma podem convidar outros para ele, incluindo novos convidados, a menos que a restrição Enterprise de convite de convidados esteja ativada.
Como os convidados são adicionados?
Qualquer pessoa com acesso total a um gamma pode convidar pessoas para ele, incluindo pessoas fora do seu workspace. O compartilhamento é controlado pelo acesso ao gamma, não pela associação ao workspace.
O que acontece a seguir depende se a pessoa já tem uma conta Gamma:
Ela já tem uma conta. Ela recebe acesso imediatamente e aparece na seção Guests da sua página de Membros.
Ela ainda não tem uma conta. Ela recebe um convite por email e aparece em Pending invitations até se cadastrar. Os links de convite não expiram.
Quando alguém se cadastra através de um link de convite, ela passa de Pending invitations para Guests.
Como admins veem e gerenciam convidados?
Admins (mas não Membros) podem visualizar e gerenciar convidados em Configurações → Membros → Guests. Você encontrará duas listas:
Guests: todos que têm acesso de convidado a gammas no seu workspace. Passe o mouse sobre a linha de um convidado para ver quais gammas ele pode acessar. Se um gamma não for compartilhado com todo o workspace, seu título fica oculto e aparece como Presentation (private).
Pending invitations: endereços de email externos que foram convidados para um gamma no seu workspace, mas ainda não se cadastraram. Cada linha mostra os gammas para os quais foram convidados e quem os convidou.
Para remover o acesso de um convidado, selecione Revoke access na linha dele. Isso remove o acesso a todos os gammas para os quais ele foi convidado no workspace e cancela quaisquer convites pendentes.
Para cancelar convites pendentes, selecione Revoke em uma linha em Pending invitations. Isso cancela todos os convites pendentes para aquele endereço de email, e os links de convite param de funcionar imediatamente.
🔷 Nota: Revogar acesso ou convites não bane alguém — ela pode ser convidada novamente depois.
Alterando o papel de alguém
Admins podem converter pessoas entre papéis conforme as relações mudam:
Membro ↔ admin concede ou remove habilidades de gerenciamento do workspace. O acesso ao conteúdo não muda. Todo workspace deve ter pelo menos um admin, e o admin responsável pela Cobrança não pode ser rebaixado.
Guest → Membro - selecione Invite to workspace na linha da pessoa na lista de Guests. Quando ela aceitar o convite para o workspace, se torna um Membro e ocupa um assento pago. As permissões de arquivo existentes não mudam. Isso é útil, por exemplo, quando um contratado vira funcionário em tempo integral.
Remover um Membro oferece duas opções: remover todo o acesso (acesso ao workspace e a todos os gammas nele), ou convertê-lo em convidado, o que mantém o acesso aos gammas que ele criou ou foi adicionado diretamente — ele perde acesso ao resto do workspace, incluindo gammas acessíveis apenas por Pastas. Qualquer opção libera o assento pago.
Remover um convidado — selecione Revoke access na lista de Guests. Isso remove o acesso a todos os gammas no seu workspace e cancela convites pendentes.
Controlando quem pode convidar convidados
Admins de workspaces Enterprise podem restringir quem pode convidar convidados com a Configuração Guest invites, encontrada em Configurações → Sharing & access. Está ativada por padrão, permitindo que qualquer pessoa com acesso total a um gamma convide pessoas de fora do workspace.
Quando um admin desativa Guest invites, apenas admins podem convidar novos convidados. Admins convidam compartilhando um gamma - não há botão separado Add guest. Se um Membro tentar convidar alguém novo com a configuração desativada, o painel de compartilhamento explica que apenas admins do workspace podem convidar pessoas de fora.
🔷 Nota: A restrição Guest invites está disponível no plano Enterprise.
Como isso afeta o compartilhamento de links
Desativar Guest invites também desativa a Configuração de link sharing do workspace e a bloqueia enquanto os convites de convidados estiverem desativados. Isso impede que pessoas usem URLs "qualquer pessoa com o link" para burlar a restrição de convite. O compartilhamento de links permanece desativado até que um admin o reative deliberadamente.
O acesso existente permanece
Desativar convites de convidados não revoga acessos existentes, cancela convites ou desativa links públicos existentes:
Guests mantêm seu acesso. Membros ainda podem compartilhar gammas adicionais com eles.
Pending invitations continuam válidos até que um admin os revogue em Pending invitations.
Public links continuam funcionando. Se um link permite edição ou comentários, quem abrir pode se tornar um convidado.
Quando você desativa a configuração, Gamma mostra quantos gammas têm links públicos existentes. Admins Enterprise podem ver e revogar links públicos em Configurações → Public links.
Perguntas frequentes e problemas comuns
Convidados contam como assentos pagos?
Não, convidados não ocupam assentos pagos. Apenas Membros consomem assentos pagos.
Converter um convidado em Membro usa um assento. Remover um Membro ou convertê-lo em convidado libera um assento.
Convidados podem acessar Pastas ou modelos?
Convidados não podem ser adicionados a Pastas nem navegar na estrutura de Pastas ou na Biblioteca de modelos.
Convidados não podem criar gammas no workspace, então não podem gerar a partir de um modelo. Eles só podem visualizar um modelo que foi compartilhado diretamente com eles.
Qual a diferença entre remover alguém e desativar a conta?
Remover (em Configurações → Membros) tira alguém do seu workspace. Você pode remover todo o acesso ou convertê-lo em convidado para preservar o acesso aos gammas que ele criou ou foi convidado diretamente.
Desativação está disponível em workspaces Enterprise com SCIM. Desativar alguém via SCIM desabilita a conta completamente e o remove do workspace. Não há ação separada de desativar no produto.
Convidados precisam fazer login com SSO?
Se seu workspace tem SSO ativado, os requisitos de login seguem o domínio do email, não o papel.
Convidados com email no domínio verificado da sua empresa precisam fazer login com SSO, assim como Membros.
Membros externos e convidados externos, ou seja, pessoas cujo domínio de email não é verificado pela sua organização (como um cliente ou contratado com email próprio), não precisam usar SSO, pois não é possível aplicar SSO em domínios não verificados.
Alguém compartilhou arquivos com uma pessoa externa antes de restringirmos convites de convidados. Ela ainda tem acesso?
Sim. Restrições de convite só impedem que novos convidados sejam adicionados.
Para revogar o acesso de um convidado existente, use Revoke access na seção Guests da sua página de Membros.
Se a pessoa ainda não se cadastrou, use Revoke em Pending invitations — os links de convite continuam funcionando até você revogá-los.
O que acontece se restringirmos convites de convidados no Enterprise e depois fizermos downgrade?
A restrição permanece após o downgrade.
Você pode reativar convites de convidados com qualquer plano. Porém, desativá-los novamente requer Enterprise. Gamma avisa antes de você fazer essa alteração.