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當有人離開我的工作區時,我如何重新指派 gammas?

了解企業工作區管理員如何找到無主 gammas,並指派擁有者以確保工作持續進行。

介紹

當有人離開您的工作區時,他們建立的 gammas 會留在那裡。如果沒有現有成員擁有該 gamma 的完整存取權限,沒有人能更改其分享設定、添加協作者或管理它。該 gamma 即為無主。企業工作區管理員現在可以在一處找到無主 gammas,並將其指派給自己或其他成員,以便工作能繼續進行。

🔷 注意:無主 gammas 功能僅提供給企業方案的工作區管理員。企業工作區由組織管理,因此管理員可以看到無主 gammas 的標題,包括私人 gammas,並將其指派給成員。

什麼情況下 gamma 會成為無主?

當工作區中沒有任何活躍成員直接或透過工作區範圍分享擁有完整存取權限時,該 gamma 即為無主。通常發生在擁有者離開、被移除、透過 SCIM 停用、變更為訪客或刪除帳戶時。

一些細節:

  • 訪客不算作擁有者。如果唯一擁有完整存取權限的是訪客,該 gamma 仍為無主,因為組織內沒有人控制它。

  • 群組算作擁有者。如果群組擁有完整存取權限,該 gamma 就不是無主。

  • 無主範本也包含在內。

🌀 洞察:資料夾內的 gammas 由資料夾層級管理。如果 gamma 位於無主資料夾中,您會在無主資料夾中找到它。指派資料夾擁有者即可管理其中的 gammas。

尋找無主 gammas

前往 設定 > 無主 gammas。您會看到工作區中所有無主 gamma 的清單。

每一列顯示:

  • 標題。如果您已有該 gamma 的存取權限,標題會連結至該 gamma。若無,標題不可點擊。請先指派給自己以開啟。

  • 建立者。建立該 gamma 的人。若建立者是訪客,會顯示訪客標籤。若建立者刪除帳戶,則顯示已刪除使用者。

  • 分享對象。目前可看到該 gamma 的對象,如「4 人」、「工作區」或「私人」。點擊可查看完整存取名單。

  • 最後編輯時間。該 gamma 最後一次變更時間。

縮小清單範圍:

  • 建立者:選擇前成員,只看他們建立的 gammas。

  • 隱藏訪客管理:開啟此功能可隱藏訪客仍可管理的 gammas,讓您專注於無人能管理的 gammas。

  • 排序依建立者或最後編輯時間。

💎 專業提示:以建立者篩選是交接剛離開成員所有 gammas 的最快方式。

指派擁有者

  1. 在 無主 gammas 中,選擇您想轉移的 gammas。可選擇一個、多個,或使用建立者篩選並全選某人的所有 gammas。

  2. 點擊 指派擁有者。

  3. 搜尋並選擇自己或一位以上工作區成員。

  4. 確認。您選擇的人現在擁有所選 gammas 的完整存取權限,這些 gammas 也會從無主清單中移除。

幾點須知。

  • 只能指派給活躍成員。訪客與群組無法被指派。成員擁有完整存取權後,可自行與群組或訪客分享該 gamma。

  • 不會移除任何權限。指派擁有者只會新增完整存取權限。已有存取權的人仍保有權限,現有分享連結繼續有效。

  • gammas 不會移動。它們會留在原本工作區位置,不會移入新擁有者的資料夾。

  • 需要刪除或更改無主 gamma 的分享設定?請先指派給自己,然後像管理其他擁有的 gamma 一樣操作。

指派後會發生什麼?

  • 新擁有者會收到電子郵件通知。指派一個 gamma 時,他們會收到「您已獲得完整存取權」的通知。若一次指派多個,則會收到一封彙整所有 gamma 的摘要郵件,依建立者分組。

  • 他們可在「與您共享」中找到這些 gammas。在他們的 gamma 清單中,所有下的與您共享篩選器會顯示他們作為協作者的工作區 gammas。郵件連結會直接導向該處。

  • 指派行為會被記錄。每次指派都會出現在工作區的稽核日誌中,包括管理員指派給自己的情況。

常見問題與常見問題解答

我可以在某人離開前轉移他們的 gammas 嗎?

  • 不行。無主 gammas 區域只顯示已無擁有者的 gammas,因此無法在此更改活躍成員的 gammas。

  • 請先將成員從工作區移除,然後再指派他們的 gammas。

  • 如果需要在離職日前完成交接,請聯絡 Gamma 支援。

為什麼我無法開啟清單中的 gamma?

  • 成為管理員本身不會自動取得 gamma 內容的存取權。

  • 請先將 gamma 指派給自己,然後開啟它。

為什麼我看不到預期的 gamma?

  • 它可能在資料夾中(請檢查無主資料夾)。

  • 群組可能擁有完整存取權。

  • 成員可能仍擁有該 gamma。

如果前成員重新加入工作區,他們會拿回自己的 gammas 嗎?

  • 不會。重新加入不會恢復他們之前的存取權。

  • 請像對待其他成員一樣指派他們的 gammas 給他們。

欲了解更多,請參考:

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