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資料夾權限與分享如何運作?

了解如何在 Gamma 中使用資料夾。


資料夾權限與分享如何運作?

🔷 注意:資料夾權限正在逐步推出。如果您還看不到這些選項,請耐心等待!

介紹

資料夾現在有自己的分享設定,就像 Gamma 一樣。您可以選擇誰能看到每個資料夾:只有您、您特別邀請的人或整個工作區。資料夾內的所有內容會自動繼承分享設定,讓您能一次與團隊分享整個專案。

🔷 注意:資料夾權限適用於所有方案。新資料夾預設僅限您私人使用,直到您分享它。

建立新資料夾

資料夾位於左側邊欄。

  1. 在左側邊欄中,找到資料夾區塊。

  2. 點擊+(建立資料夾)按鈕。

  3. 輸入資料夾名稱,然後點擊建立資料夾。

您的新資料夾預設為私人,只有您能看到—準備好時再分享。

分享資料夾

建立資料夾時,只有您能看到。要分享,打開資料夾,點擊右上角的分享,選擇分享對象。

  • 您特別邀請的人。新增隊友為協作者,每人有自己的存取權限。只有您和他們能看到資料夾,資料夾不會出現在其他人的搜尋或瀏覽中。

  • 整個工作區。讓工作區內所有人依您選擇的權限等級存取資料夾。

  • 沒有人。不分享,資料夾保持私人。

選擇存取權限等級

輸入隊友姓名,然後為每人選擇存取權限等級。

  • 完全存取。可執行所有操作:管理資料夾存取權限、重新命名及刪除。

  • 編輯。可新增及編輯資料夾內的 Gamma。移除 Gamma 也需要該 Gamma 的完全存取權限(見下方「移動 Gamma」)。

  • 評論。可開啟並評論資料夾內的 Gamma。

  • 檢視。只能閱讀資料夾及其內容。

您新增的每個人都能在搜尋和瀏覽中看到資料夾。

🔷 注意:只有擁有完全存取的人能新增或移除協作者,或更改資料夾的工作區存取權限。擁有編輯、評論或檢視權限的人無法重新分享資料夾。

資料夾內 Gamma 的分享運作方式

擁有資料夾存取權限的人,自動獲得該資料夾內每個 Gamma 至少相同的存取權限。Gamma 本身的分享可增加權限,但不會減少—當有人有多種存取方式時,最高權限優先。

實務上:

  • 您可以將單一 Gamma 分享得比資料夾更廣—與不在資料夾中的人或整個工作區分享—而不必開放整個資料夾。

  • 您可以給某人在某個 Gamma 上更高權限:擁有資料夾檢視權限的人,可以在特定 Gamma 上擁有編輯權限。

  • 您不能給他們較低權限:如果資料夾給予編輯權限,將他們標記為某 Gamma 的檢視權限不會降低其存取權限。

在資料夾間移動 Gamma

因為移動 Gamma 會改變存取權限,每次移動都需符合基本條件:對該 Gamma 擁有完全存取權限。此外,相關資料夾也有自己的檢查條件。

  • 將 Gamma 從資料夾移出需要對該 Gamma 擁有完全存取權限,以及對該資料夾擁有編輯權限。

  • 將 Gamma 移入資料夾需要對該 Gamma 擁有完全存取權限,以及對目標資料夾擁有編輯權限。

無擁有者資料夾

有些資料夾沒有擁有者—沒有人擁有完全存取權限。在有人擁有完全存取權限前,沒人能重新命名或刪除資料夾;其他功能照常。

只有工作區管理員能解決此問題:點擊左側邊欄的工作區名稱,選擇設定,然後在僅限管理員下開啟無擁有者資料夾。該頁列出所有無擁有者的資料夾(僅管理員可見),管理員可從此處授予自己或其他成員完全存取權限。

管理員控制

在企業方案中,管理員可限制工作區分享,使只有管理員能與整個工作區分享—包括 Gamma 和資料夾。只有管理員能更改此設定:點擊左側邊欄的工作區名稱,選擇設定,然後開啟分享,尋找工作區分享。

常見問題與解決方案

我可以新增訪客到資料夾嗎?

  • 不行。訪客無法成為資料夾協作者。

  • 若要讓訪客存取資料夾內的內容,請直接分享該特定 Gamma 給他們。

我以前可以新增 Gamma 到資料夾,現在卻不行,為什麼?

  • 現有資料夾在此更新中變成唯讀,新增 Gamma 需要對該資料夾擁有編輯權限。

  • 請擁有該資料夾完全存取權限的人給您編輯權限。如果資料夾無擁有者,請先請工作區管理員從無擁有者資料夾頁面指派一位。

我的現有資料夾發生什麼事了?

  • 簡短說:沒有人獲得或失去任何 Gamma 的存取權限。

  • 現有資料夾仍對您的工作區可見,保持之前的可見性。

  • 資料夾成員資格變成了釘選:釘選會將資料夾保留在側邊欄,但不會授予任何存取權限。存取權限來自資料夾的分享設定。

  • 每個 Gamma 保持自己的分享設定。若之前 Gamma 已與工作區或特定人員分享,仍然有效。

  • 現有資料夾不會自動有擁有者擁有完全存取權限—請參閱上方「無擁有者資料夾」說明管理員如何指派。

我可以開啟 Gamma,但看不到它所在的資料夾,為什麼?

  • 如果有人直接與您分享 Gamma,但您無法存取其資料夾,該資料夾會完全隱藏。從您的視角看,該 Gamma 就像沒有資料夾一樣。

  • 在 Gamma 的分享面板中,您可能會看到標示為從您無法存取的資料夾繼承的協作者。這是正常現象。

為什麼我無法將此 Gamma 移到另一個資料夾?

  • 移動 Gamma 需要對該 Gamma 擁有完全存取權限,以及對離開和目標資料夾擁有編輯權限。

  • 如果您看不到 Gamma 所在的資料夾,就無法移動它。您可以複製一份到自己的資料夾。

我的資料夾沒有擁有者,我該如何取得完全存取權限?

  • 請詢問工作區管理員。管理員可從工作區設定的無擁有者資料夾頁面,授予自己或其他成員完全存取權限。

誰可以刪除資料夾?

  • 只有擁有完全存取權限的人,且資料夾必須是空的。

  • 要刪除有內容的資料夾,請先移除裡面的 Gamma。每個 Gamma 會回復其自身的分享設定,資料不會遺失。

如果某人看不到 Gamma 所在的資料夾,直接分享 Gamma 還有效嗎?

  • 有效。Gamma 的直接分享始終有效,無論資料夾的分享設定如何。

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