บทนำ
แขกช่วยให้คนภายนอกทีมของคุณ เช่น ลูกค้า ผู้รับเหมา และผู้ร่วมงานภายนอก ทำงานกับเนื้อหาของทีมคุณได้โดยไม่ต้องเข้าถึงทั้ง workspace บทความนี้ครอบคลุมสิ่งที่แขกทำได้ วิธีการเพิ่มแขก และวิธีที่ admins สามารถดูและควบคุมแขกได้
🔷 หมายเหตุ: แขกมีสิทธิ์เข้าถึงระดับไฟล์เท่านั้น ต้องได้รับเชิญอย่างชัดเจนสำหรับทุก gamma ที่พวกเขาสามารถเข้าถึงได้ และพวกเขาไม่ถูกนับเป็นที่นั่งที่ต้องชำระเงิน แท็บ Guests รวมถึงคำเชิญที่รอดำเนินการและการยกเลิกการเข้าถึง มีให้ใน all plans เฉพาะข้อจำกัด Guest invites เท่านั้นที่ต้องใช้ Enterprise.
บทบาทใน workspace คืออะไร?
ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับ workspace ของคุณมีบทบาทหนึ่งในสามบทบาท:
Admins จัดการ workspace เอง รวมถึงคน การตั้งค่า ความปลอดภัย และ การเรียกเก็บเงิน นอกเหนือจากสิ่งที่ สมาชิก สามารถทำได้
สมาชิก มีสิทธิ์เข้าถึงระดับ workspace พวกเขาสามารถสร้าง gammas, ดู และค้นหาทุกอย่างที่แชร์กับ workspace และร่วมมือกันได้อย่างอิสระ สมาชิกใช้ที่นั่งที่ต้องชำระเงิน
Guests มีสิทธิ์เข้าถึงระดับไฟล์เท่านั้น ต้องได้รับเชิญอย่างชัดเจนสำหรับทุก gamma ที่พวกเขาสามารถเข้าถึงได้ Gammas ไม่ได้สืบทอดมาจาก workspace เหมือนกับ สมาชิก แขกไม่ใช้ที่นั่งที่ต้องชำระเงิน
การเข้าถึงของแขกถูกจำกัดในขอบเขต ไม่ใช่ความสามารถ: แขกที่มีสิทธิ์แก้ไขใน gamma สามารถทำทุกอย่างที่ สมาชิก ที่มีสิทธิ์แก้ไขทำได้ ใน gamma นั้น แต่แขกไม่สามารถสร้าง gammas ใหม่ ดูโฟลเดอร์ หรือ ห้องสมุด เทมเพลต ดูรายชื่อ สมาชิก หรือเข้าถึง การตั้งค่า workspace แขกที่มี full access กับ gamma สามารถ เชิญคนอื่นเข้าร่วม รวมถึงแขกใหม่ เว้นแต่จะเปิดใช้งานข้อจำกัด Guest invites ของ Enterprise
แขกถูกเพิ่มอย่างไร?
ใครก็ตามที่มี full access กับ gamma สามารถเชิญคนเข้าร่วมได้ รวมถึงคนภายนอก workspace การแชร์ถูกควบคุมโดยสิทธิ์เข้าถึง gamma ไม่ใช่สมาชิก workspace
สิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไปขึ้นอยู่กับว่าคนนั้นมีบัญชี Gamma อยู่แล้วหรือไม่:
พวกเขามีบัญชีแล้ว พวกเขาจะได้รับสิทธิ์เข้าถึงทันทีและปรากฏในส่วน Guests ของหน้าสมาชิกของคุณ
พวกเขายังไม่มีบัญชี พวกเขาจะได้รับคำเชิญทางอีเมลและปรากฏใน Pending invitations จนกว่าจะสมัครใช้งาน ลิงก์คำเชิญจะไม่หมดอายุ
เมื่อใครสักคนสมัครผ่านลิงก์คำเชิญ พวกเขาจะย้ายจาก Pending invitations ไปยัง Guests
admins ดูและจัดการแขกอย่างไร?
Admins (แต่ไม่ใช่ สมาชิก) สามารถดูและจัดการแขกได้จาก การตั้งค่า → สมาชิก → Guests คุณจะพบสองรายการ:
Guests: ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึง gamma ใน workspace ของคุณในฐานะแขก เลื่อนเมาส์เหนือแถวของแขกเพื่อดูว่าเขาสามารถเข้าถึง gamma ใดได้บ้าง หาก gamma ไม่ได้แชร์กับทั้ง workspace ชื่อของมันจะถูกซ่อนไว้และแสดงเป็น Presentation (private).
Pending invitations: ที่อยู่อีเมลภายนอกที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วม gamma ใน workspace ของคุณแต่ยังไม่ได้สมัครใช้งาน แต่ละแถวแสดง gamma ที่พวกเขาได้รับเชิญและผู้ที่เชิญพวกเขา
หากต้องการลบการเข้าถึงของแขก ให้เลือก Revoke access ในแถวของพวกเขา การดำเนินการนี้จะลบการเข้าถึงทุก gamma ที่พวกเขาได้รับเชิญใน workspace และยกเลิกคำเชิญที่ยังไม่ได้รับการตอบรับ
หากต้องการยกเลิกคำเชิญที่รอดำเนินการ ให้เลือก Revoke ในแถวของ Pending invitations การดำเนินการนี้จะยกเลิกคำเชิญทั้งหมดสำหรับที่อยู่อีเมลนั้น และลิงก์คำเชิญจะหยุดทำงานทันที
🔷 หมายเหตุ: การยกเลิกการเข้าถึงหรือคำเชิญไม่ได้แบนใคร — พวกเขาสามารถถูกเชิญอีกครั้งในภายหลัง
การเปลี่ยนบทบาทของใครบางคน
Admins สามารถแปลงบทบาทของคนได้ตามความสัมพันธ์ที่เปลี่ยนไป:
สมาชิก ↔ admin ให้หรือยกเลิกความสามารถในการจัดการ workspace การเข้าถึงเนื้อหาของพวกเขาไม่เปลี่ยนแปลง workspace ทุกแห่งต้องมี admin อย่างน้อยหนึ่งคน และ admin ที่รับผิดชอบ การเรียกเก็บเงิน ไม่สามารถถูกลดบทบาทได้
Guest → สมาชิก - เลือก Invite to workspace ในแถวของคนนั้นในรายการ Guests เมื่อพวกเขายอมรับคำเชิญ workspace พวกเขาจะกลายเป็น สมาชิก และใช้ที่นั่งที่ต้องชำระเงิน สิทธิ์ไฟล์ที่มีอยู่ไม่เปลี่ยนแปลง สิ่งนี้มีประโยชน์ เช่น เมื่อผู้รับเหมาเป็นพนักงานประจำ
การลบสมาชิก มีสองตัวเลือก: ลบการเข้าถึงทั้งหมด (การเข้าถึง workspace และทุก gamma ในนั้น) หรือแปลงเป็นแขก ซึ่งจะเก็บการเข้าถึง gamma ที่พวกเขาสร้างหรือถูกเพิ่มโดยตรง — พวกเขาจะสูญเสียการเข้าถึงส่วนที่เหลือของ workspace รวมถึง gamma ที่เข้าถึงได้เฉพาะผ่านโฟลเดอร์ ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งจะปล่อยที่นั่งที่ต้องชำระเงิน
การลบแขก — เลือก Revoke access ในรายการ Guests การดำเนินการนี้จะลบการเข้าถึง gamma ทั้งหมดใน workspace ของคุณและยกเลิกคำเชิญที่รอดำเนินการ
ควบคุมว่าใครเชิญแขกได้
Admins ของ workspace Enterprise สามารถจำกัดว่าใครเชิญแขกได้ด้วยการตั้งค่า Guest invites ซึ่งพบได้ใน การตั้งค่า → Sharing & access โดยเปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น ทำให้ใครก็ตามที่มี full access กับ gamma สามารถเชิญคนภายนอก workspace ได้
เมื่อ admin ปิด Guest invites จะมีแค่ admins เท่านั้นที่เชิญแขกใหม่ได้ Admins เชิญโดยการแชร์ gamma — ไม่มีปุ่ม Add guest แยกต่างหาก หาก สมาชิก พยายามเชิญคนใหม่ในขณะที่ปิดการตั้งค่านี้ แผงแชร์จะแจ้งว่าเฉพาะ admins ของ workspace เท่านั้นที่เชิญคนใหม่จากภายนอก workspace ได้
🔷 หมายเหตุ: ข้อจำกัด Guest invites มีในแผน Enterprise เท่านั้น
ผลกระทบต่อการแชร์ลิงก์
การปิด Guest invites ยังปิดการตั้งค่า link sharing ของ workspace และล็อกไว้ในขณะที่ปิดการเชิญแขก เพื่อป้องกันไม่ให้คนใช้ URL "ใครก็ได้ที่มีลิงก์" ใหม่เพื่อหลีกเลี่ยงข้อจำกัดการเชิญ การแชร์ลิงก์จะปิดจนกว่า admin จะเปิดใช้งานอีกครั้ง
การเข้าถึงที่มีอยู่ยังคงอยู่
การปิดการเชิญแขกไม่ได้ยกเลิกการเข้าถึงที่มีอยู่ ยกเลิกคำเชิญ หรือปิดลิงก์สาธารณะที่มีอยู่:
Guests ยังคงมีสิทธิ์เข้าถึง สมาชิกยังสามารถแชร์ gammas เพิ่มเติมกับพวกเขาได้
Pending invitations ยังคงใช้งานได้จนกว่า admin จะยกเลิกจาก Pending invitations
Public links ยังคงใช้งานได้ หากลิงก์อนุญาตให้แก้ไขหรือแสดงความคิดเห็น คนที่เปิดลิงก์นั้นยังสามารถกลายเป็นแขกได้
เมื่อคุณปิดการตั้งค่า Gamma จะแสดงจำนวน gammas ที่มีลิงก์สาธารณะอยู่ Admin ของ Enterprise สามารถดูและยกเลิกลิงก์สาธารณะได้ใน การตั้งค่า → Public links
คำถามที่พบบ่อย & ปัญหาทั่วไป
แขกนับเป็นที่นั่งที่ต้องชำระเงินหรือไม่?
ไม่ แขกไม่ใช้ที่นั่งที่ต้องชำระเงิน มีเพียง สมาชิก เท่านั้นที่ใช้ที่นั่งที่ต้องชำระเงิน
การแปลงแขกเป็น สมาชิก ใช้ที่นั่ง การลบ สมาชิก หรือแปลงเป็นแขกจะปล่อยที่นั่ง
แขกเข้าถึงโฟลเดอร์หรือเทมเพลตได้หรือไม่?
แขกไม่สามารถถูกเพิ่มในโฟลเดอร์หรือดูโครงสร้างโฟลเดอร์หรือ ห้องสมุด เทมเพลต ของคุณได้
แขกไม่สามารถสร้าง gammas ใน workspace ได้ ดังนั้นจึงไม่สามารถ สร้าง จากเทมเพลตได้ พวกเขาสามารถดูเทมเพลตที่แชร์โดยตรงกับพวกเขาเท่านั้น
ความแตกต่างระหว่างการลบใครบางคนกับการยกเลิกบัญชีของพวกเขาคืออะไร?
การลบ (จาก การตั้งค่า → สมาชิก) จะนำใครบางคนออกจาก workspace ของคุณ คุณสามารถลบการเข้าถึงทั้งหมดของพวกเขา หรือแปลงเป็นแขกเพื่อรักษาการเข้าถึง gamma ที่พวกเขาสร้างหรือได้รับเชิญโดยตรง
การยกเลิกบัญชีมีใน workspace Enterprise ที่ใช้ SCIM การยกเลิกบัญชีผ่าน SCIM จะปิดใช้งานบัญชีของพวกเขาอย่างสมบูรณ์และนำพวกเขาออกจาก workspace ของคุณ ไม่มีการปิดใช้งานแยกต่างหากในผลิตภัณฑ์
แขกต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วย SSO หรือไม่?
หาก workspace ของคุณเปิดใช้งาน SSO ข้อกำหนดการลงชื่อเข้าใช้จะขึ้นกับโดเมนอีเมล ไม่ใช่บทบาท
แขกที่มีอีเมลในโดเมนบริษัทที่ได้รับการยืนยันของคุณต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วย SSO เช่นเดียวกับ สมาชิก
สมาชิกภายนอกและแขกภายนอก หมายถึงคนที่มีโดเมนอีเมลที่องค์กรของคุณไม่ได้ยืนยัน (เช่น ลูกค้าหรือผู้รับเหมาที่ใช้อีเมลของตนเอง) ไม่จำเป็นต้องใช้ SSO เพราะไม่สามารถบังคับใช้ SSO กับโดเมนที่ไม่ได้ยืนยันได้
ใครบางคนแชร์ไฟล์กับคนนอกก่อนที่เราจะจำกัดการเชิญแขก พวกเขายังเข้าถึงได้หรือไม่?
ใช่ ข้อจำกัดการเชิญป้องกันแค่การเพิ่มแขกใหม่เท่านั้น
หากต้องการยกเลิกการเข้าถึงของแขกที่มีอยู่ ให้ใช้ Revoke access ในส่วน Guests ของหน้าสมาชิกของคุณ
หากพวกเขายังไม่ได้สมัคร ให้ใช้ Revoke ใน Pending invitations — ลิงก์คำเชิญของพวกเขาจะยังใช้งานได้จนกว่าคุณจะยกเลิก
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าเราจำกัดการเชิญแขกใน Enterprise แล้วลดระดับ?
ข้อจำกัดจะยังคงอยู่หลังจากลดระดับ
คุณสามารถเปิดการเชิญแขกอีกครั้งด้วยแผนใดก็ได้ อย่างไรก็ตาม การปิดอีกครั้งต้องใช้ Enterprise Gamma จะแจ้งเตือนคุณก่อนเปลี่ยนแปลงนี้