Введение
Гости позволяют людям вне вашей команды, таким как клиенты, подрядчики и внешние сотрудники, работать с контентом вашей команды без доступа ко всему рабочему пространству. В этой статье рассказывается, что могут делать гости, как их добавляют и как администраторы могут их видеть и контролировать.
🔷 Примечание: Гости имеют доступ только на уровне файлов. Их нужно явно приглашать в каждый gamma, к которому они могут получить доступ, и они не считаются платными местами. Вкладка Guests, включая ожидающие приглашения и отзыв доступа, доступна на всех планах. Ограничение Guest invites доступно только в Enterprise.
Какие роли есть в рабочем пространстве?
Каждый человек, связанный с вашим рабочим пространством, имеет одну из трёх ролей:
Администраторы управляют самим рабочим пространством, включая людей, настройки, безопасность и выставление счетов, помимо всего, что может делать член.
Члены имеют доступ на уровне рабочего пространства. Они могут создавать gammas, просматривать и искать всё, что доступно в рабочем пространстве, и свободно сотрудничать. Члены занимают платные места.
Гости имеют доступ только на уровне файлов. Их нужно явно приглашать в каждый gamma, к которому они могут получить доступ. Gammas не наследуются от рабочего пространства, как у членов. Гости не занимают платные места.
Доступ гостя ограничен по объёму, а не по возможностям: гость с правами редактора на gamma может делать всё, что и член с такими же правами на этом gamma. Но гости не могут создавать новые gammas, просматривать папки или библиотеку шаблонов, видеть список членов или получать доступ к настройкам рабочего пространства. Гости с полным доступом к gamma могут приглашать других, включая новых гостей, если не включено ограничение Guest invites в Enterprise.
Как добавляют гостей?
Любой с полным доступом к gamma может приглашать людей, включая тех, кто вне вашего рабочего пространства. Доступ к совместному использованию регулируется доступом к gamma, а не членством в рабочем пространстве.
Дальнейшие действия зависят от того, есть ли у человека уже аккаунт Gamma:
У них уже есть аккаунт. Они получают доступ сразу и появляются в разделе Guests на странице членов.
У них ещё нет аккаунта. Они получают приглашение по электронной почте и отображаются в Pending invitations до регистрации. Ссылки приглашений не истекают.
Когда кто-то регистрируется по ссылке приглашения, он перемещается из Pending invitations в Guests.
Как администраторы видят и управляют гостями?
Администраторы (но не члены) могут просматривать и управлять гостями через Settings → Members → Guests. Там есть два списка:
Guests: все, у кого есть гостевой доступ к gammas в вашем рабочем пространстве. Наведите курсор на строку гостя, чтобы увидеть, к каким gammas у него есть доступ. Если gamma не доступен всему рабочему пространству, его название скрыто и отображается как Presentation (private).
Pending invitations: внешние email-адреса, приглашённые в gamma вашего рабочего пространства, но ещё не зарегистрировавшиеся. В каждой строке указаны gammas, на которые их пригласили, и кто их пригласил.
Чтобы удалить доступ гостя, выберите Revoke access в его строке. Это удалит доступ ко всем gammas, на которые его приглашали, и отменит все непринятые приглашения.
Чтобы отменить ожидающие приглашения, выберите Revoke в строке Pending invitations. Это отменит все приглашения для этого email, и ссылки перестанут работать сразу.
🔷 Примечание: Отзыв доступа или приглашений не блокирует человека — его можно пригласить снова.
Изменение роли пользователя
Администраторы могут менять роли пользователей по мере изменения отношений:
Член ↔ администратор даёт или убирает права управления рабочим пространством. Доступ к контенту не меняется. В рабочем пространстве должен быть хотя бы один администратор, а администратор по выставлению счетов не может быть понижен.
Гость → член — выберите Invite to workspace в строке пользователя в списке Guests. После принятия приглашения пользователь становится членом и занимает платное место. Его текущие права на файлы не меняются. Это полезно, например, когда подрядчик становится штатным сотрудником.
Удаление члена даёт два варианта: удалить весь доступ (к рабочему пространству и всем gammas) или перевести в гостя, сохранив доступ к gammas, которые он создал или в которые был добавлен напрямую — при этом доступ к остальному рабочему пространству, включая gammas, доступные через папки, теряется. Любой вариант освобождает платное место.
Удаление гостя — выберите Revoke access в списке Guests. Это удалит доступ ко всем gammas и отменит все ожидающие приглашения.
Контроль, кто может приглашать гостей
Администраторы Enterprise могут ограничить, кто может приглашать гостей, с помощью настройки Guest invites в Settings → Sharing & access. По умолчанию включено, позволяя всем с полным доступом к gamma приглашать людей вне рабочего пространства.
Если администратор отключает Guest invites, приглашать новых гостей могут только администраторы. Они приглашают, делясь gamma — отдельной кнопки Add guest нет. Если член пытается пригласить нового человека при отключённой настройке, панель совместного доступа объясняет, что приглашать новых людей вне рабочего пространства могут только администраторы.
🔷 Примечание: Ограничение Guest invites доступно в плане Enterprise.
Как это влияет на совместное использование ссылок
Отключение Guest invites также отключает настройку link sharing рабочего пространства и блокирует её, пока гостевые приглашения отключены. Это предотвращает обход ограничения с помощью новых URL "любой с ссылкой". Совместное использование ссылок остаётся отключённым, пока администратор не включит его вручную.
Существующий доступ сохраняется
Отключение гостевых приглашений не отзывает существующий доступ, не отменяет приглашения и не отключает публичные ссылки:
Guests сохраняют доступ. Члены могут продолжать делиться с ними gammas.
Pending invitations работают, пока администратор не отзовёт их из Pending invitations.
Public links продолжают работать. Если ссылка позволяет редактировать или комментировать, кто откроет её, может стать гостем.
При отключении настройки Gamma показывает, сколько gammas имеют публичные ссылки. Администраторы Enterprise могут просматривать и отзывать публичные ссылки в Settings → Public links.
Часто задаваемые вопросы и распространённые проблемы
Считаются ли гости платными местами?
Нет, гости не занимают платные места. Платные места занимают только члены.
Преобразование гостя в члена занимает место. Удаление члена или перевод в гостя освобождает место.
Могут ли гости получить доступ к папкам или шаблонам?
Гостей нельзя добавлять в папки или просматривать структуру папок и библиотеку шаблонов.
Гости не могут создавать gammas в рабочем пространстве, поэтому не могут сгенерировать из шаблона. Они могут только просматривать шаблон, которым с ними поделились напрямую.
В чём разница между удалением пользователя и деактивацией его аккаунта?
Удаление (через Settings → Members) выводит пользователя из рабочего пространства. Можно удалить весь доступ или перевести в гостя, сохранив доступ к gammas, которые он создал или в которые был приглашён напрямую.
Деактивация доступна в Enterprise с SCIM. Деактивация через SCIM полностью отключает аккаунт и удаляет пользователя из рабочего пространства. В продукте нет отдельного действия деактивации.
Должны ли гости входить через SSO?
Если в вашем рабочем пространстве включен SSO, требования к входу зависят от домена электронной почты, а не от роли.
Гости с email на вашем проверенном корпоративном домене обязаны входить через SSO, как и члены.
Внешние члены и гости, то есть люди с непроверенным доменом электронной почты (например, клиент или подрядчик с личным email), не обязаны использовать SSO, так как SSO нельзя применить к непроверенным доменам.
Если кто-то поделился файлами с внешним человеком до ограничения гостевых приглашений, сохраняется ли доступ?
Да. Ограничения приглашений предотвращают только добавление новых гостей.
Чтобы отозвать доступ существующего гостя, используйте Revoke access в разделе Guests на странице членов.
Если человек ещё не зарегистрировался, используйте Revoke в Pending invitations — ссылки приглашений будут работать, пока вы их не отзовёте.
Что происходит, если мы ограничим гостевые приглашения в Enterprise, а потом понизим план?
Ограничение останется после понижения плана.
Вы можете снова включить гостевые приглашения на любом плане. Однако повторное их отключение требует Enterprise. Gamma предупредит вас перед изменением.